هنر ارتباط موثر ، راهنمای جامع برای موفقیت در روابط سازمانی

ارتباطات یک جنبه جدایی ناپذیر از زندگی روزمره است و ما نمی توانیم بدون ارتباط با کسی، زندگی کنیم. ارتباط موثر اما به این مسئله اشاره دارد که ما بدانیم چه چیزی را می‌خواهیم به اشتراک بگذاریم و مطمئن باشیم که مخاطب دقیقاً همان چیزی را که می‌خواهیم بگوییم ، دریافت می‌کند. ارتباط موثر شامل توسعه مهارت های خاصی است که با کمک آنها می توانیم اطلاعات را با وضوح درک کرده و همدلی بیشتری را به اشتراک بگذاریم. این موضوع به روابط شخصی محدود نمی شود و ارتباط موثر سنگ بنای موفقیت در هر دو حوزه شخصی و حرفه ای است.

در چشم‌انداز پویای کسب‌وکارها و سازمان‌ها، توانایی برقراری ارتباط مؤثر یک شایستگی بسیار مهم به حساب می آید که می‌تواند نتیجه یک بازی را تغییر دهد. بدون ارتباطات مناسب، کسب و کارها با مشکل مواجه خواهند شد. هنگامی که ارتباطات سازمانی به طور موثر برقرار نباشد ، افراد با شکست مواجه می شوند، تعارض و درگیری در سازمان افزایش می یابد، در صورتی که با هنر ارتباط موثر می شد از آن تعارضات جلوگیری کرد. بنابراین ارتباطات سازمانی تأثیر مستقیمی بر هر بخش از یک سازمان دارد و نوع موثر آن می­تواند پویایی تیم، نحوه همکاری افراد، ارتباطات رهبری و موارد مهم دیگری را تسهیل نماید. همچنین همانطور که وجود ارتباط موثر می تواند پیشبرد کارهای دشوار را آسان کند، فقدان آن نیز ممکن است ساده ترین کارها را نیز دچار مشکل کند.

مقاله پیش رو راهنمای جامعی است که پیچیدگی های ارتباط موثر را از تعریف آن گرفته تا نقش ضروری آن در موفقیت سازمانی بررسی می کند. اصول، موانع و مهارت‌های ضروری را که راه را برای برقراری ارتباط مؤثر هموار می‌کنند، معرفی می کند و نکات ارزشمندی برای دستیابی به یک ارتباط موثر را به شما ارائه می دهد.

ارتباط موثر چیست؟

ارتباط موثر فرآیند تبادل یا انتقال ایده‌ها، اطلاعات، افکار، دانش، داده‌ها، عقاید یا پیام‌ها از فرستنده به گیرنده، از طریق یک روش یا کانال انتخابی مناسب و با هدفی است که به وضوح قابل درک باشد. این یک فرآیند چرخه ای است که با فرستنده شروع می شود و همچنین با دریافت پاسخ یا بازخورد از گیرنده به فرستنده ، پایان می یابد.

ارتباطات می تواند به اشکال مختلف اتفاق بیفتد و اطلاعات را می توان به روش های مختلف از فردی به فرد دیگر منتقل کرد. اشکال مختلف ارتباط را می توان به شرح زیر بیان کرد :

ارتباط کلامی

ارتباط غیرکلامی

ارتباط نوشتاری

ارتباط دیداری

این اشکال ارتباطی می توانند به صورت حضوری، تلفنی یا از طریق پلتفرم های دیجیتالی مختلف انجام شوند. اثربخشی ارتباط شما می تواند با با توجه به هر یک از این اشکال ارتباطی متفاوت باشد. آنچه مسلم است این است که هرچه ارتباطات شما قوی و بهتر شکل بگیرند، در کار و جنبه های شخصی زندگی خود موفق تر خواهید بود.

ارتباط کلامی :

ارتباط کلامی فرآیند ارائه ایده ها از طریق گفتار است. این نوع ارتباط از گفتگوهای عادی روزانه شروع می شود و تا شاغلین موقعیت هایی که با مشتریان و مردم کار می کنند و نیازمند مهارت های کلامی عالی در برقراری ارتباط هستند را نیز در بر می گیرد.

4  نوع ارتباط کلامی :

درون فردی : گفت و گویی است که ما با خودمان داریم. ما می توانیم انتخاب کنیم که این مکالمات را برای خودمان نگه داریم، به عنوان مثال، افکارمان. یا می توانیم انتخاب کنیم که مکالمه درونی خود را به دیگران بگوییم.

بین فردی : گفت و گویی است که بین دو نفر اتفاق می افتد که در آن هر فرد نقش خود را بین فرستنده و گیرنده تغییر می دهد.

گروه کوچک : گفت و گویی است که دو یا چند نفر درگیر آن هستند. تعداد افراد درگیر کم نگه داشته می شود، بنابراین هر یک می توانند نظر بدهند. جلسات گروهی، کنفرانس های مطبوعاتی و جلسات هیئت مدیره نمونه هایی از این موارد هستند.

ارتباطات عمومی : یک نفر به یک گروه بزرگ خطاب می کند. در اصل، یک فرستنده به چندین گیرنده.

ارتباط غیر کلامی :

انواع ارتباطات غیرکلامی شامل حالات چهره و صورت، حرکات فرا زبانی مانند بلند‌بودن تن صدا، زبان بدن، تعیین حریم شخصی، نگاه چشمی، لمس، دست دادن ، در آغوش گرفتن، لبخند زدن یا اخم کردن ، ظاهر و پوشش است.

ارتباط دیداری :

خواندن یا دیدن ارتباط بصری است. این نوع ارتباط می تواند شامل هر چیزی باشد که پیامی را نشان می دهد، ایده ای را بیان می کند و اطلاعاتی می دهد. به عنوان مثال، نشانه‌ها، حرکات، حالت‌ها یا راه‌های دیگری که می‌توانند گویا باشند. مجسمه های چوبی به ظاهر زن یا مرد روی درب بسیاری از توالت های عمومی است. اینها نمادهای اساسی هستند که ما آنها را به عنوان سیگنالی از این که این توالت زنانه یا مردانه است شناسایی می کنیم.

ارتباط نوشتاری :

این نوع ارتباط ، پیام ها و ایده های شما را از طریق نمادهای نوشته شده نشان می دهد. مهارت‌های نوشتاری برای برقراری ارتباط رایج‌ترین شکل ارتباط تجاری است و شامل نامه‌ها، ایمیل‌ها یا پیام‌های متنی می‌شود. بهبود مهارت های نوشتاری برای برقراری ارتباط، درک دیگران از شما را بهبود می بخشد.

اهمیت ارتباطات موثر

ارتباط یک مونولوگ نیست، یک دیالوگ است. برای عملکرد صحیح به هر دو فرستنده و گیرنده نیاز دارد. اگرچه اندازه گیری اثربخشی ارتباطات ما دشوار است، اما می توانیم تأثیر آن را بر کار خود احساس یا مشاهده کنیم. با توجه به تمرکز این مقاله بر مفهوم ارتباط موثر در ارتباطات سازمانی ، به  بررسی چند آمار غیررسمی در این خصوص می پردازیم. بر اساس گزارش های یک نظرسنجی انجام شده در بین کارفرمایان ایالات متحده، تقریبا تعداد یک میلیون کارمند سازمانی در کسب و کارها به طور متوسط ​​62.4  میلیون دلار در سال را در نتیجه ارتباطات ضعیف از دست داده اند. در مقابل، شرکت‌هایی که ارتباطات مؤثر را به بهترین نحو ممکن برقرار می کنند، تقریبا 50 درصد بازده کل بیشتری نسبت به دسته ی اول کسب و کارها کسب کردند و موفق شده اند تا رضایت ذینفعان خود را افزایش دهند.

مسئله ی اصلی در ارتباط موثر این است که آیا چیزی که می خواهیم بگوییم دقیقاً توسط گیرنده قابل درک است و درست دریافت می شود یا خیر؟

اما در پاسخ به اینکه اهمیت ارتباط موثر در چیست باید گفت که اصلی ترین دلیل اهمیت ارتباط موثر ، در حقیقت همان تاثیراتی است که در ابعاد مختلف زندگی ما دارد.

تاثیرات ارتباط موثر در زندگی اجتماعی ؛

افراد را به درستی گرد هم می آورد و به ایجاد و حفظ روابط کمک می کند.

توسعه اعتمادسازی با یکدیگر را تشویق می کند.

کمک می کند تا گروهی از افراد یا یک تیم به یک واحد مؤثر و کارامد تبدیل شوند.

پیام شما به درستی منتقل می شود و به ایجاد تفاهم با شنوندگان کمک می کند.

افراد را تشویق می کند تا نوآوری در خود را تقویت کنند و مولد باشند.

به افزایش مسئولیت پذیری در یک فرد کمک می کند تا بتواند گردش کار یک فرآیند یا واحد خاص را افزایش دهد.

تاثیرات ارتباط موثر در زندگی شخصی ؛

سلامت روانی و روابط بین فردی شما را بهبود می بخشد.

کمک می کند تا از نظر عاطفی ثبات بیشتری داشته باشید.

روابط شما با همسالان و اطرافیانتان توسعه داده و می تواند یک پیوند عمیق بین شما و اطرافیانتان ایجاد کند.

باعث تقویت اعتماد و همدلی بین شما و اطرافیانتان می شود.

می تواند مهارت های حل مسئله و تصمیم گیری شما را تقویت کند و در حل تعارضات با اطرافیانتان به کمک شما بیاید.

تاثیرات ارتباط موثر در محیط کار ؛

مدیریت کارکنان :

مدیران باید ارتباطات خوبی داشته باشند و قرار است اعضای تیم و کارمندان خود را از آنچه از آنها انتظار می رود آگاه کنند. با ارتباطات مؤثر، مدیریت کارکنان آسان می شود زیرا مدیران نیز بازخورد سازنده ای در مورد عملکرد آنها برای ایجاد روابط الگو و همچنین بهبود کار سازمانی ارائه می دهند.

تیم سازی :

یک تیم منسجم ، نتیجه ی تشویق ارتباطات موثر در یک سازمان خواهد بود. ارتباطات موثر باعث تقویت روحیه کارمندان و اعضای تیم می شود. کارکنانی که به وضوح در مورد چشم انداز سازمانی آگاه هستند، با تعلق و خوشحالی بیشتری نقش خود را انجام خواهند داد. ارتباط مؤثر همچنین شامل جنبه بیان کارکنان در مورد دستاوردهایشان و درک آنها از این است که در جهت یک هدف مشترک کار می کنند.

رشد سازمان :

ارتباطات ضعیف می تواند منجر به سقوط یک سازمان شود. این حقیقتی تلخ اما در عین حال غیرقابل انکار است. بدون ارتباطات داخلی و خارجی مناسب، شرکت ها برای بقا با مشکلات زیادی مواجه خواهند شد. ارتباط موثر همچنین منجر به هم افزایی در اجرای سیاست ها می شود و بهره وری سازمان را افزایش می دهد و منجر به رشد آن می گردد.

توسعه شفافیت و اعتماد :

شرکت ها با ارتباطات مداوم و موثر داخلی و خارجی شفاف تر می مانند. اهمیت این موضوع زمانی خود را نشان می دهد که شما سعی در ایجاد اعتماد در محصول، خدمات و برند سازمان خود دارید. همچنین وجود ارتباطات موثر برای اعتمادسازی کارکنان نسبت به مدیران بالاتر و بالعکس ضروری است. شفافیت و اعتماد بخش‌های جدایی‌ناپذیر یک فرآیند سازمانی هستند، به‌ویژه زمانی که با تصمیم‌گیری‌های سخت سروکار داریم.

خلاقیت و نوآوری :

خلاقیت و نوآوری تنها زمانی اتفاق می‌افتد که کارکنان احساس آزادی کنند تا ایده‌های جدید و نوآورانه خود را به مدیران بالاتر منتقل کنند. با کمک ارتباط موثر است که کارکنان می توانند با خیال راحت ایده های جدید خود را بیان کنند و همکاری را یکپارچه کنند. بدون ارتباط موثر، کارکنان نمی توانند به طور کامل ایده های نوآورانه یا خلاقانه خود را به اشتراک بگذارند.

کاهش سوء تفاهم :

یکی از تاثیرات مخرب و اصلی ارتباطات ضعیف این است که سوء تفاهم زیادی بین کارفرما و کارمندان و یا کارکنان با یکدیگر ایجاد می کند. اگر کارکنان فاقد مهارت‌های ارتباطی موثر باشند، درک آنچه می‌خواهند بگویند برای کارفرما بسیار دشوار می‌شود. بنابراین با ارتباط موثر می توان سوء تفاهم ها را به درستی کاهش داد.

و به طور کلی می توان گفت که ارتباط موثر در محیط کار ؛

✔️ در مدیریت و ایجاد یک تیم کارآمد به شما کمک کند.

✔️ نوآوری و خلاقیت در تیم را افزایش می دهد.

✔️ از آنجا که ارتباطات خوب به شما کمک می کند تا نتایج بهتری بگیرید، سرعت رشد سازمان را افزایش می دهد.

✔️ صداقت ، شفافیت و اعتماد در روابط سازمانی را تقویت می کند.

✔️ روابط بین کارکنان و مدیران را از هر سو تقویت و محکم می کند.

✔️ مشارکت کارکنان را در کارشان افزایش می دهد و همچنین مسئولیت پذیری تیمی و سازمانی آنها را افزایش می دهد.

✔️ باعث افزایش رضایت مشتری می شود.

✔️ تصمیم گیری ها را آسانتر می کند و به بحث ها هدف می دهد.

مهارت های برقراری ارتباط موثر

برقراری ارتباط با یک فرد یک مهارت و همچنین یک هنر است که با تجربه و تمرین مداوم همراه است. برخی از مهارت های ارتباطی اساسی وجود دارد که به ما در مسیر بهبود ارتباطات تجاری بین فردی کمک می کند. انتخاب کار با این ابزارهای ارتباطی به ما کمک می کند تا به طور طبیعی روابط تجاری خود را در طول زمان ارتقا دهیم.

وضوح و شفافیت :

یکی از مهم‌ترین راه های ارتباط موثر انتقال پیام به‌وضوح و شفافیت است. در هر نوع از ارتباط (کلامی، دیداری، نوشتاری و… ) پیام یا اطلاعاتی که باید به فرد دوم منتقل شود، باید به‌وضوح توسط فرستنده انتقال داده شود. اگر ارتباط شما کلامی است، سعی کنید از واژه‌ها و کلماتی استفاده کنید که شفاف و بدون ابهام است. درصورتی‌که ارتباط شما نوشتاری است، از به کار بردن جملات پیچیده، با ادبیات سخت و مبهم خودداری کنید.

پیام شما باید کاملا این موضوع را به مخاطب منتقل کند که هدف شما از برقراری این ارتباط چیست. وضوح در ذهن فرستنده و اجزای پیام تضمین می‌کند که گیرنده پیام دقیقی را دریافت کند که مدنظر فرستنده بوده است. درنهایت، رعایت این اصل می‌تواند به شکل‌گیری ارتباط موثر منجر ‌شود.

بازخورد دادن :

بازخورد دادن سازنده و درست یکی دیگر از اصول برقراری ارتباط موثر است که می‌تواند شکل‌گیری یک ارتباط موثر را تضمین کند. فرستنده پیام برای اینکه مطمئن شود گیرنده پیام او را واضح درک کرده است، باید از او بازخورد بگیرد.

بازخورد به‌معنای ارائه اطلاعات، نظرات و انتقادها درباره عملکرد یا رفتار فرد مقابل است. بازخورد اصولی و درست هر ابهامی را از بین می‌برد و در فرایند تصمیم‌گیری موثر واقع می‌شود.

گوش دادن فعال و توجه :

برای شکل‌گیری یک ارتباط موثر، تنها تلاش‌های شخص فرستنده پیام کافی نیست! گیرنده نیز باید برای شکل‌گیری این ارتباط تلاش کند. گیرنده باید به‌طور فعال به طرف مقابل خود گوش کند تا بتواند پیام او را به‌طور موثر درک کند. عدم وجود مهارت گوش دادن فعال می‌تواند به تفسیر نادرستی از پیام فرستنده منجر شود.

برای اینکه بتوانید ارتباط موثری با طرف مقابل برقرار کنید، باید با تمرکز و توجه کامل به او  گوش دهید و نشانه‌های غیرکلامی او را نیز دریافت و درک کنید. این اصل می‌تواند به درک بهتر نیازها و مسائل فرد مقابل کمک کند و به تبادل اطلاعات و تفاهم بهتر منجر شود.

شناخت دقیق مخاطب :

قبل از برقراری هر ارتباطی به این فکر کنید که مخاطب شما کیست و چه  ویژگی‌هایی دارد؟ زیرا یکی از اصول مهم برقراری یک ارتباط موثر، شناخت مخاطب هدف است. شناخت مخاطب می‌تواند از طریق جمع‌آوری اطلاعاتی مانند سطح تحصیلات، سن، محل تولد، شغل، علایق و… باشد.

اطلاع از این عوامل بر انتخاب ساختار و لحن پیام اثر می‌گذارد. از طرفی نادیده گرفتن این اطلاعات می‌تواند به عدم درک صحیح پیام و در نتیجه شکل‌گیری یک ارتباط ناموثر منجر شود. با شناخت مخطبمان، می‌توانیم به نیازها و ارزش‌هایش پاسخ دهیم. برای مثال، اگر می‌دانیم برای یک نفر شنیده شدن بیشترین اهمیت را دارد، می‌توانیم در ارتباط با او، بیشتر از مهارت شنوندگی فعال استفاده کنیم.

هدفمندی :

مشخص بودن هدف از برقراری ارتباط یک اصل مهم برای برقراری ارتباط موثر است.  ایجاد هدف مشخص برای ارتباط، پیام را جهت‌دهی می‌کند و می‌تواند به افزایش اثربخشی پیام کمک کند. قبل از اینکه با طرف مقابل ارتباط برقرار کنید بهتر است به خودآکاهی رسیده باشید و  هدفتان را از برقراری ارتباط بدانید.

بهتر است قبل از هر ارتباطی سوالاتی از خودتان بپرسید؛ سوالاتی مانند موارد زیر :

آیا هدف شما از این ارتباط کمک به طرف مقابل است؟

آیا منافعی در این ارتباط وجود دارد که می‌خواهید به آن برسید؟

و…

بدون هدف، موضوع ارتباط گم می‌شود؛ درحالی‌که مشخص بودن هدف به فرستنده کمک می‌کند تا یک پیام هدفمند و اثرگذار را برای گیرنده خود ارسال کند.

ترتیب‌دهی و سازماندهی پیام :

یکی از مهم‌ترین اصول برقراری ارتباط موثر در نطر گرفتنِ سازماندهی برای انتقال پیام است. بهتر است قبل از اینکه وارد ارتباطی شوید یک نقشه راه برای صحبت‌هایتان ترسیم کنید. داشتنِ یک مقدمه و شروع خوب در گفتگو به ادامه آن  و رسیدن به نتیجه مطلوب کمک بسیاری می‌کند. نقطه مطلوب شما چیست؟ برای اینکه در این ارتباط به نتیجه مطلوبتان برسید، باید چه بگویید؟ چگونه بگویید؟ بخش مهم درخواستتان را کی بیان کنید؟ و…

البته ناگفته نماند که شاید پاسخ دقیقی برای این سوالات وجود ندشته باشد؛ اما فکر کردن به این سوالات باعث می‌شود تا با اعتمادبه‌نفس بیشتری وارد ارتباط شوید و نتیجه بهتری هم بگیرید. داشتنِ مهارت‌های سخنرانی، مهارت فن بیان و قدرت ارتباط غیرکلامی در این مسیر به شما کمک زیادی می‌کند.

استفاده از رسانه و محیط مناسب :

این اصل به اهمیت رسانه و محیط مناسب برای انتقال یک پیام یا اطلاعات اشاره می‌کند. بسته به عمق و اهمیت پیام، باید رسانه مناسبی انتخاب کنید (نوشتاری یا شفاهی). اگر می‌خواهید درخواستی را به‌صورت رسمی به رئیستان منتقل کنید، شاید بهتر باشد پیامتان را به‌صورت مکتنوب انتقال دهید؛ اما اگر مخاطب شما یکی از نزدیکانتان است و ارتباط صمیمانه‌ای با او دارید، گفتگو شاید ابزار مناسب‌تری برای انتقال پیامتان باشد.

همچنین باید باتوجه‌به گیرنده زمان و مکان مناسبی را برای برقراری ارتباط انتخاب کنیم تا پیام به‌طور موثری به گیرنده منتقل شود. طبیعتا درخواست افزایش حقوق از کارفرما بعد از تایم کاری جالب نیست!

کفایت :

رعایت اعتدال و کافی بودن یکی از مهم‌ترین اصول ارتباطات سازنده است. این اصل بیان می‌کند که میزان جزئیات و طول پیام باید به حد کفایت باشد؛ نه کمتر و نه بیشتر! نباید بییش از حد به جزئیات پرداخت ( به‌طوری‌که نیاز نبوده یا خارج از حوصله مخاطب باشد ). از طرفی بیان نکردن جزئیات (به اندازه لازم) باعث می‌شود تا پیام کامل به مخاطب منتقل نشود. طول پیام را نیز باید بسته به میزان هوش، توانایی و درک گیرنده تعیین کرد.

همدلی :

همدلی مهارتی است که هم به ارتباط موثر با خود کمک می‌کند و هم به ارتباط با دیگران. در برقراری ارتباط اثر بخش توجه به احساسات فرد مقابل و نشان دادن همدلی با او بسیار مهم است. باید توانایی درک و ابراز همدلی و توجه به احساسات و نیازهای او را داشته باشیم. این کار می‌تواند به ایجاد رابطه قوی‌تر و اعتماد بیشتر منجر شود. 

احترام ، صداقت و اعتماد :

برای اینکه یک ارتباط موثر داشته باشید، سعی کنید خودتان باشید و از تزویر و پنهان کردن خودِ واقعی‌تان بپرهیزید. قطعا صداقت و روراستی به ایجاد اعتماد در رابطه کمک زیادی می‌کند. در رابطه ای که با اعتماد متقابل طرفین به یکدیگر همراه است، برقراری ارتباط موثر بسیار آسان‌تر از حالت معمول است.

صداقت در ارتباط را از جنبه دیگری هم می‌توان بررسی کرد و آن در محتوای پیامی است که می‌خواهید به مخاطب منتقل کنید. شاید بتوان در کلام از گفتنِ حقیقت خودداری کرد؛ اما زبان بدن شما گویای بسیاری از حقایق است. یکی از اصول برقراری ارتباط موثر استفاده از زبان بدن درست و رعایت اصول ارتباط غیرکلامی مانند تماس چشمی، لبخند، حرکات دست و بدن و موقعیت بدنی صحیح است تا پیام‌های شما را بهتر و موثرتر دریافت کنند.

یکی از مهم‌ترین موانع ارتباط موثر بی‌احترامی به طرف مقابل است. در برقراری ارتباط خوب و اثربخش، احترام گذاشتن به طرف مقابل و داشتنِ رفتاری مودبانه بسیار مهم است. باید نظرات و دیدگاه‌های دیگران را محترم بشمارید. نداشتنِ تعصب و پافشاری نکردن روی عقاید خود و داشتنِ ذهنی باز و پذیرای نظرات جدید علاوه به برقراری ارتباط موثر به رشد شما کمک می‌کند. ادبیات نادرست و نامحترمانه قطعا مانع از برقراری ارتباط موثر می‌شود.

انعطاف‌پذیری :

یکی دیگر از اصول ارتباطات سازنده با دیگران منعطف بودن در ارتباط است. ارتباطات موثر نیازمند انعطاف‌پذیری و تطبیق دادن خود با فرد مقابل است. در ارتباط با دیگران، ممکن است با نظرات و دیدگاه‌های متفاوتی روبه‌رو شویم. ما باید توانایی تطبیق با نیازها و محدودیت‌های فرد مقابل را داشته باشیم تا بتوانیم با او ارتباط موثری را برقرار کنیم.

درستی و کامل بودن :

همیشه مطمئن شوید که پیام شما صحیح است. به عنوان یک فرد حرفه ای، ممکن است مجبور شوید در یک روز ایمیل های زیادی بنویسید یا پاسخ دهید که اغلب باعث اشتباهات تایپی می شوند. مطمئن شوید که این اشتباهات منتقل نمی شوند و هیچ اختلالی در ارتباط شما ایجاد نمی کنند. قبل از ارسال پیام به گیرنده، پیام خود را بررسی و خطاها را تصحیح کنید. مطمئن شوید نام گیرنده ، چرخه های کاری ، اصطلاحات فنی ، افعال و یا زمان هایی که در پیام هایتان چه به صورت کتبی و یا ارتباط حضوری و کلامی استفاده می کنید، درست و برای گیرنده قابل درک است. همچنین ارتباط کامل شامل تمام اطلاعات و جزئیاتی است که گیرنده باید قبل از پاسخ دادن یا اقدام بر اساس آن ارتباط، بداند. یک پیام ناقص باعث هدر رفتن زمان و تلاش زیاد اعضای تیم و ایجاد سوء تفاهم می شود. بنابراین مطمئن شوید ارتباط شما کامل برقرار شده است.

فرآیند ارتباط موثر

فرآیند ارتباط موثر شامل عناصر خاصی است. بدون عناصر اصلی ارتباط موثر، این فرآیند نمی تواند موفقیت آمیز باشد. عناصر فرآیند ارتباط موثر به شرح زیر است :

فرستنده :

شخصی که ارتباط را شروع می کند (فرستنده) در ذهن خود می داند که قصد دارد پیام چه باشد. با شناخت مخاطب، فرد می تواند پیام را در قالبی که گیرنده آن را بهتر می شناسد، ارائه دهد. فرستنده شالوده ارتباط موثر را می گذارد. پیام بر اساس ایده و بیان فرستنده است که شکل می گیرد. بنابراین، فرستنده آغازگر ارتباط است. او کسی است که ایده و موضوع را رمزگذاری می کند و در پیامی که برای گیرنده قابل درک باشد می گنجاند.

پیام :

پیام عبارت است از ایده، فکر، گفتار، نماد، علامت، اشاره و غیره که باید توسط فرستنده به گیرنده منتقل شود. حالتی که پیام در آن رمزگذاری می شود، بر اساس ماهیت و نوع اطلاعات تعیین می شود و می تواند کلامی و غیرکلامی باشد.

رمزگذاری :

رمزگذاری فرآیندی است که در آن ایده هدف به یک رسانه تبدیل می شود تا بتوان آن را به گیرنده منتقل کرد. رمزگذاری مرحله بسیار مهمی در فرآیند ارتباط است که در صورت اشتباه، می تواند کل فرآیند ارتباط را مختل کند.

کانال :

کانال، حالت یا رسانه ای است که از طریق آن فرستنده و گیرنده به هم متصل می شوند و پیام جریان می یابد و به گیرنده منتقل می شود. انتخاب یک کانال مناسب با توجه به مزایا و معایب هر کانال بسیار مهم است. کانال شامل بستر ، مکان ، روش ، زمان و سایرشرایط انتقال پیام است. شما باید موارد زیر را در خصوص انتخاب کانال مناسب در نظر بگیرید :

آیا ماهیت پیام محرمانه یا حساس است؟

آیا به یک دفتر آرام، یک اتاق کنفرانس بزرگ، یک خبرنامه، یک میکروفن ، یک فضای باز و … نیاز است؟

آیا اطلاعات پیچیده است یا به راحتی می توان آن را فهمید و ارتباط برقرار کرد؟

گیرنده کدام کانال را بیشتر ترجیح می دهد ؟

چقدر زمان در دسترس است؟

در صورت نیاز چگونه به سوالات احتمالی باید پاسخ داد؟

گیرنده :

گیرنده شخصی است که پیام برای او در نظر گرفته شده است. گیرنده باید شنونده فعالی باشد تا بتواند معنای پیام را به خوبی تفسیر کند. گیرنده باید پیام را بر اساس دانش، تجربه و مهارت های خود به درستی درک کند.

رمزگشایی :

رمزگشایی توسط گیرنده ای انجام می شود که تلاش می کند تا معنای اساسی پیام را دریابد و تفسیر کند.

بازخورد :

بازخورد جنبه پایانی ارتباط است. بازخورد پاسخی است که گیرنده در ارتباط با پیام برای فرستنده ارسال می کند. بازخورد اطمینان حاصل می کند که ارتباط موثر است و پیام ها به درستی توسط گیرنده تفسیر و درک می شوند.

موانع برقراری ارتباط موثر

دستیابی به ارتباط موثر چه در روابط کاری و چه در روابط شخصی بسیار مهم است اما موانع مختلفی وجود دارند، که می‌توانند روی این فرآیند تاثیر بگذارند و درنهایت باعث تفسیر نادرست پیام شوند. شناخت و رفع این موانع، برای دستیابی به ارتباط موفق ضروری است؛ پس در ادامه همراه ما باشید تا درباره موانع برقراری ارتباط موثر بیشتر صحبت کنیم.

موانع رفتاری

موانع رفتاری یکی از مهمترین انواع موانع ارتباط موثر است. نگرش و ویژگی‌های رفتاری هر شخص نقش ویژه‌ای در ارتباطات او دارد. ممکن است نگرش و رفتارهای بعضی از افراد، مانع از برقراری ارتباط موثر شود و در تعاملات بین‌فردی چالش ایجاد کند. رفتارهایی مثل :

درون‌گرایی بیش‌ازحد :

اصولا افراد درون‌گرا از شرکت در تعاملات اجتماعی پرهیز می‌کنند و دوست دارند وقت خود را به تنهایی بگذرانند. این افراد وقتی درون یک حلقه ارتباطی قرار می‌گیرند، شروع یا حفظ مکالمه را برای مخاطب خود تبدیل به یک چالش می‌کنند.

غرور و رفتارهای بی‌ملاحظه :

افرادی که در ارتباط از خود غرور و بی‌اعتنایی نشان می‌دهند، می‌توانند فضا را متشنج کرده و مانع از برقراری ارتباط موثر شوند.

انفعال :

گاهی‌اوقات ممکن است با افرادی مواجه شوید که از بیان نیازها، نگرانی‌ها و نظرات خود پرهیز می‌کنند. این رفتار می‌تواند مانع ارتباط موثر شود و همچنین می‌تواند سوءتفاهماتی را به وجود بیاورد.

صحبت بیش‌ازحد :

در مقابلِ افرادی که انفعال را انتخاب می‌کنند، افرادی نیز هستند که تمایل دارند مدام صحبت کنند و به دیگران اجازه صحبت‌کردن ندهند. این رفتار دیگران را به سکوت وادار کرده و رسیدن به یک گفت‌وگوی معنادار را مشکل می‌کند.

راه‌حل‌های رفع موانع رفتاری

 احترام به درون‌گرایی :

احترام همه‌جانبه به طرف مقابل یکی از اصول برقراری ارتباط موثر است. احترام به درون‌گرایی دیگران هم از این قضیه مستثنا نیست. باید تفاوت‌های رفتاری افراد درون‌گرا را درک کرد و به آن احترام گذاشت و همچنین به آن‌ها فرصت داد تا هر وقت که آماده بودند، در ارتباطات شرکت کنند.

منتورینگ و کوچینگ :

امروزه منتورینگ و کوچینگ اهمیت بالایی در حل مسائل دارند و افراد می‌توانند با راهنمایی و کمک مربی به خودآگاهی و سازگاری در تعاملات برسند.

موانع روانی

موانع روانی یکی از مهم‌ترین موانع در ارتباط موثر هستند. موانع روانی ممکن است برای گوینده یا شنونده پیش بیایند و هنگام ارتباط، هریک از دو طرف را با چالش‌های ذهنی و عاطفی درگیر کنند. در ادامه با بیان چند مثال، این مانع را برای شما شفا‌ف‌تر خواهیم کرد.

افسردگی و اضطراب :

یکی دیگر از موانع یک ارتباط موثر داشتنِ افسردگی و اضطراب است. کسانی که افسردگی و اضطراب دارند، معمولا در انتقال احساسات و افکار خود دچار مشکل هستند و نمی‌توانند با دیگران ارتباط موثر برقرار کنند.

ترس از برقراری ارتباط :

بعضی از افراد از برقراری ارتباط با دیگران و صحبت با آن‌ها ترس دارند و در این مواقع دچار اضطراب شدید می‌شوند. این ترس باعث لرزش صدا و فراموشی می‌شود و درنهایت روی انتقال پیام و برقراری ارتباط تاثیر منفی می‌گذارد.

اختلالات گفتاری :

کسانی که با اختلالات گفتاری مانند لکنت درگیر هستند، به‌خوبی این مانع را درک می‌کنند. اختلالات گفتاری مانع این می‌شود که افراد بتوانند احساسات و افکار خود را به‌درستی منتقل کنند.

اضطراب اجتماعی :

بعضی از افراد می‌ترسند از اینکه در جمع در مرکز توجه قرار بگیرند. درگیرشدن در تعاملات اجتماعی برای آن‌ها چالشی بزرگ است و معمولا از چنین موقعیت‌هایی فرار کرده و نمی‌توانند ارتباط اثربخش ایجاد کنند.

راه‌حل‌های رفع موانع روانی

مشاوره و درمان :

مشاوره و درمان نیز می‌تواند برای رفع موانع مربوط به فوبیا، افسردگی و اضطراب موثر باشد.

صبر و همدلی :

در مواجه با کسانی که موانع روانی را تجربه می‌کنند، باید با صبر به آن‌ها نزدیک شوید و سعی کنید در محیطی حمایتی و بدون قضاوت آن‌ها را تشویق کنید تا ابراز وجود کنند.

گفتاردرمانی :

افرادی که دچار اختلالات گفتاری هستند، می‌توانند با مراجعه به گفتاردرمانی، گامی موثر در جهت ارتقای مهارت‌های ارتباطی خود بردارند.

موانع عاطفی

هوش هیجانی و احساسات نقش مهمی در برقراری ارتباط دارند؛ اما گاهی اوقات نداشتنِ توانایی در مدیریت احساسات به یکی از موانع برقراری ارتباط موثر تبدیل می‌شود. در ادامه شما را با چند مانع عاطفی ارتباط موثر آشنا می‌کنیم.

عصبانیت :

افرادی که با فریادزدن و قطع صحبت طرف مقابل، رفتار پرخاشگرانه‌ای از خودشان نشان می‌دهند، مانع برقراری ارتباط موثر با طرف مقابل شده و باعث می‌شوند دیگران یا حالت تدافعی به خود بگیرند یا از ادامه گفت‌وگو کناره‌گیری کنند.

ناامیدی :

ناامیدی باعث بی‌حوصلگی در مکالمه می‌شود و توانایی گوش‌دادن و همدلی با دیگران را از بین می‌برد.

شوخ‌طبعی بیش از حد :

شوخ‌طبعی همان‌قدر که می‌تواند روی مکالمات و ارتباطات ما تاثیر مثبت بگذارد، به همان اندازه هم می‌تواند خطرناک و نامناسب باشد. شوخی‌های بیش‌ازحد مانع بحث‌های جدی شده و حتی گاهی باعث بروز سوءتفاهم می‌شود.

راه‌حل‌های رفع موانع عاطفی

تمرین خودآگاهی :

خودآگاهی اولین گام در ارتباط مووثر با خود و دیگران است. برای حل موانع عاطفی باید سعی کنید به خودآگاهی برسید و محرک‌های عاطفی خود را به‌خوبی بشناسید. خودآگاهی کمک می‌کند تا در هنگام ارتباط با احساسات خود آشنا باشید و راحت‌تر بتوانید آن‌ها را کنترل کنید. 

تمرین مهارت گوش دادن فعال :

همان‌طورکه در مقاله گوش دادن فعال چیست گفتیم، مهارت گوش دادن فعال کمک می‌کند تا با توجه و همدلی بیشتری به صحبت دیگران گوش دهیم. این مهارت به کاهش تنش‌های ارتباطی و افزایش تفاهم کمک چشم‌گیری می‌کند.

موانع فیزیکی

یکی از آشکارترین موانع ارتباط موثر، موانع فیزیکی هستند. این موانع به‌راحتی قابل مشاهده هستند و می‌توانند روی یک ارتباط درست، تاثیر بدی به جا بگذارند. موانع فیزیکی بیشتر در محیط کار دیده می‌شود. در ادامه با توضیح چند مثال این موضوع را برای شما شفاف‌تر می‌کنیم.

سروصدا :

سروصدا می‌تواند یکی از موانع ارتباط موثر باشد. صداهایی مثل ساخت‌وساز، ترافیک یا ماشین‌آلات، می‌توانند در روند مکالمه و درک یکدیگر اختلال ایجاد کنند.

درهای بسته :

درهای بسته و پارتیشن‌بندی فضای محیط کار هم یکی‌ دیگر از موانع ارتباط موثر است. این مانع باعث بروز احساس انزوا شده و از برقراری ارتباط موثر در محیط کار جلوگیری می‌کند.

عوامل آرگونومیک :

در محیط‌های کاری، میز و صندلی‌های نامناسب، تهویه ناکافی و نور ضعیف در اتاق جلسات می‌تواند روی تمرکز کارمندان تاثیر بگذارد و مانع از برقراری ارتباط موثر در محیط کار شود.

راه‌حل‌های رفع موانع فیزیکی

استفاده از عایق صدا :

می‌توانید برای حذف یا به حداقل رساندن صداهای خارجی از عایق صدا استفاده کنید.

فضای کاری باز یا مشترک :

برای رفع این مانع، می‌توانید فضاهای کاری باز یا مشترک را طراحی کرده تا تعامل کارمندان در محیط کار بیشتر شود.

جلسات متناوب :

برای اینکه ارتباط بین کارمندان در بخش‌های مختلف شرکت حفظ شود، بهتر است هر شرکت جلسات متناوب و منظمی داشته باشد تا از طریق این جلسات همکاری و ارتباط بین کارمندان نیز بیشتر شود.

موانع فرهنگی

گاهی‌اوقات یکی از موانع ارتباط موثر، موانع فرهنگی است. اگر افراد با پیشینه‌های فرهنگی متفاوتی دور هم جمع شوند، ممکن است نتوانند ارتباط موثر و کارآمدی برقرار کنند. در ادامه با توضیح چند مثال این موضوع را برای شما روشن‌تر می‌کنیم.

ارتباط غیرکلامی :

حالات چهره، ژست‌ها و زبان بدن در فرهنگ‌های مختلف می‌تواند معانی متفاوتی داشته باشد و ممکن است باعث بروز سوءتفاهم در بین افراد شود. سوءتفاهمی که به برقراری ارتباط موثر آسیب می‌زند؛ پس حواستان به  زبان بدنتان باشد.

هنجارهای اجتماعی :

بعضی از رفتارها نیز در یک فرهنگ کاملا پذیرفته شده است اما در فرهنگی دیگر می‌تواند معانی بدی داشته باشد. تماس چشمی، تعریف حریم خصوصی و… می‌تواند جزو این رفتارها باشد.

تفاوت‌های زبانی :

تفاوت‌های زبانی نیز یکی دیگر از موانع برقراری ارتباط موثر است؛ به‌عنوان مثال، تلفظ‌ و لهجه‌های متفاوت می‌تواند روی ارتباطات گفتاری تاثیر منفی بگذارد و شنونده را برای درک بهتر به چالش بکشد؛ همچنین استفاده از اصطلاحات عامیانه‌ای که ممکن است برای دیگران ناآشنا باشد، می‌تواند شنونده را سردرگم کرده و او نتواند پیام گوینده را به‌درستی درک و تفسیر کند.

راهکارهای رفع موانع فرهنگی

آشنایی با حساسیت‌های فرهنگی :

یکی از راه های ارتباط موثر توجه به فرهنگ مخاطب است. افراد باید درباره فرهنگ و حساسیت‌های فرهنگی حلقه ارتباط خود تحقیق کنند و با آموزش بیشتر سعی کرده تا این این تفاوت‌ها را درک کنند. شناسیایی این تفاوت‌ها باعث شده کم‌کم اختلافات برطرف و یک‌ ارتباط موثر شکل بگیرد.

ایجاد فرصت گفت‌وگو :

برای داشتن یک ارتباط موثر هردو طرف باید درباره تفاوت‌های فرهنگی‌شان صحبت کنند. در این گفت‌وگوها می‌توان از طرف مقابل درباره آداب و رسومی سوال پرسید که نسبت به آن شک دارند.

موانع ادراکی :

موانع ادراک معمولا به این دلیل اتفاق میفتد که هر شخص تجربیات، دیدگاه و پیشینه‌ی خاص خودش را دارد و این سه مورد می‌تواند روی درک و تفسیر پیام‌های دیگران تاثیر بگذارد و باعث بروز سوءتفاهم شود. در ادامه درباره بعضی از انواع این موانع صحبت می‌‌کنیم.

تفاوت‌های فرهنگی :

پس‌زمینه‌های فرهنگی ما به‌طور چشم‌گیری روی درک ما از نمادها، رفتار و حرکات دیگران تاثیر می‌گذارد. این تفاوت‌های فرهنگی، همان‌طور که در بالاتر گفتیم، می‌تواند یکی از موانع ارتباط موثر باشد.

سوگیری‌های شخصی :

تصوراتی که از قبل نسبت به یک شخص داریم، می‌تواند روی ارتباطات ما نیز تاثیر بگذارد و ممکن است براساس همین تصورات، حرکات یا رفتار طرف مقابلمان را بد برداشت کنیم.

پیش‌داوری‌ها و کلیشه‌ها :

اگر نسبت به نژاد، جنسیت، شغل و… تعصبات خاصی داشته باشیم، روی درک ما از تعاملاتمان تاثیر منفی می‌گذارد و باعث می‌شود نسبت به همه‌چیز نگاهی مغرضانه داشته باشیم. این نگاه مغرضانه باعث بروز سوءتفاهم و قضاوت‌های ناعادلانه می‌شود.

راه‌حل‌های رفع موانع ادراکی 

گوش‌دادن فعال :

هنگام ارتباط سعی کنید مخاطبان خود را به گوش‌دادن فعال تشویق کنید و با گرفتن بازخورد مطمئن شوید دقیقا همان چیزی که در ذهن شما بوده است را به مخاطب منتقل کرده‌اید.

همدلی کردن :

در همه ارتباطات خود سعی کنید خود را به‌جای مخاطبتان قرار دهید؛ به این کار همدلی کردن می‌گویند. همدلی با طرف مقابل به شما در پیش‌بینی مشکلات احتمالی کمک زیادی می‌کند.

موانع فیزیولوژیکی 

یکی دیگر از موانع ارتباط موثر، موانع فیزیولوژیکی هستند. این موانع به محدودیت‌های فیزیکی، ناتوانی یا شرایط سلامتی مربوط می‌شوند و روی انتقال یا دریافت پیام تاثیر می‌گذارند. در ادامه چند مورد از موانع فیزیولوژیکی را به شما معرفی می‌کنیم :

خستگی و فرسودگی :

خستگی جسمانی می‌تواند توانایی فرد را برای تمرکز و شرکت در گفت‌وگوها مختل کند و درنتیجه یکی از موانع ارتباطات موثر باشد.

اختلال شنوایی :

افرادی که با اختلالات شنوایی درگیر هستند، ممکن است برای درک پیام‌های گفتاری با مشکل رو‌به‌رو شوند.

اختلال بینایی :

افرادی که دچار اختلالات بینایی هستند نیز ممکن است در ارتباطات خود دچار مشکل شوند.

راه‌حل‌های رفع موانع فیزیولوژیکی 

استفاده از مترجم زبان اشاره :

اگر در جمع شما شخصی هست که مشکلات شنوایی دارد، بهتر است حتما در جلسه از مترجم زبان اشاره کمک بگیرید؛ همچنین سعی کنید هنگام صحبت با این افراد ‌به‌طور کاملا واضح و با سرعت متوسط صحبت کنید.

استفاده از خط بریل و… :

اگر در جلسه شما شخصی با مشکلات بینایی حضور دارد، بهتر است تمام اسناد و مطالب خود را با خط بریل در اختیار ایشان بگذارید. همچنین اگر محتوای بصری‌ای را نمایش می‌دهید، حتما توضیحات صوتی را ضمیمه آن کنید.

چهار سبک ارتباطی

تست های شخصیت، مانند  DiSC و  Myers-Briggs، به افراد کمک می کند تا نیازها، نقاط قوت و ضعف خود را بهتر درک کنند. همین امر در مورد سبک های ارتباطی نیز صدق می کند. سبک ارتباطی در واقع همان نحوه‌ی تعامل شما با دیگران است و نحوه‌ی گفتار، رفتار و واکنش شما را در موقعیت‌های مختلف تعیین می‌کند. درک سبک های مختلف زیر به ما درک بهتری از چگونگی و چرایی نوع ارتباط دیگران و روشی که اینکار را انجام می دهند، می دهد.

سبک ارتباطی منفعل :

کسانی که از لحاظ سبک ارتباطی منفعل (Passive communication) هستند در ابراز وجود خود مشکل دارند. این افراد تمایل دارند تسلیم دیگران شوند. آنها از بیان نظر خود، دفاع از حق خود، تعریف و رسیدن به نیازهای خود اجتناب می‌کنند. این افراد نسبت به موقعیت‌های آسیب‌زا یا خشم‌آور، واکنش آشکار نشان نمی‌دهند. در عوض، اجازه می‌دهند این نارضایتی‌ها و ناراحتی‌ها به‌طور مداوم افزایش یابد. آنها معمولا حتی از جمع‌شدن این احساسات منفی هم آگاه نیستند. اینکه نمی‌توانند احساسات و افکار خود را ابراز کنند معمولا منشأ سوء‌تفاهم می‌شود و زمینه ایجاد احساس خشم یا ناامیدی را فراهم می‌آورد و این موضوع ممکن است درک کردن یا یاری رساندن به همکاران را برای آن‌ها دشوار کند. این افراد در برابر رفتارهای غیرقابل‌قبول صبوری می‌کنند؛ اما وقتی از آستانه تحمل خود عبور کنند، اصولا رفتارهای انفجاری از خود بروز می‌دهند. البته متأسفانه میزان خشم‌ آنها با اتفاقی که افتاده توازنی ندارد و بنابراین، بعد از انفجارشان، احتمالا احساس شرم و احساس گناه و گیجی می‌کنند و دوباره به حالت منفعل خود بازمی‌گردند.

افراد منفعل را می‌توانید از طریق رفتارهای زیر تشخیص دهید :

✔️ زبان بدن ضعیفی دارند.

✔️ به‌قول معروف «حزب باد» هستند.

✔️ برایشان سخت است که « نه» بگویند.

✔️ نمی‌توانند به‌خاطر خودشان قاطع باشند.

✔️ برقراری ارتباط چشمی برایشان مشکل است.

✔️ هنگام صحبت احساس معذب و مقصر بودن دارند.

✔️ در بیان احساسات، نیازها و نظرات خود ناموفق هستند.

✔️ به دیگران اجازه می‌دهند عمدی یا سهوی حقوق آنها را زیر پا بگذارند.

همانطور که گفتیم این گروه با این نوع از سبک های ارتباطی به طور معمول افکار و احساسات خود را به اشتراک نمی‌گذارند. به همین دلیل، احتمال ایجاد سوء‌تفاهم برای آن‌ها بیش‌تر است.

اگر در محل کار خود با چنین فردی روبه‌رو هستید، این روش‌ها را برای پیش ‌بردن رابطه‌ی کاری خوب در نظر بگیرید :

✔️ رویکرد مستقیم را پیش بگیرید ؛ با این افراد به صورت یک‌به‌یک و رو در رو صحبت کنید. تعاملات خصوصی اغلب برای افرادی با این سبک ارتباطی راحت‌تر از تنظیمات گروه است.

✔️ با صراحت از آن‌ها ایده و نظر بخواهید ؛ برایشان وقت کافی در نظر بگیرید تا بتوانند درمورد پاسخ‌ها فکر کنند.

✔️ سؤالتان را طوری طرح کنید که پاسخ عمیق‌تری بطلبد ؛ از طرح سؤالات با پاسخ  بله یا خیر خودداری کنید. صبور باشید و برای شنیدن پاسخ ساکت بمانید، زیرا افراد منفعل اغلب وقت خود را صرف تفکر برای پاسخ ‌دادن می‌کنند.

اگر شما فردی با سبک ارتباطی منفعل هستید، باید مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کنید. به دنبال فرصت‌هایی باشید که بتوانید به‌راحتی صحبت کنید. اگر در جلسات گروهی احساس راحتی ندارید، به دنبال جلسات خصوصی باشید. اگر نوشتن را به گفت‌وگو ترجیح می‌دهید، سعی کنید به جای مراجعه‌ی حضوری از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید. با گذشت زمان می‌بینید که به اشتراک گذاشتن آزادانه‌ی افکارتان فرصت‌هایی را برای تعاملات مثبت رقم می‌زند.

سبک ارتباطی تهاجمی ( پرخاشگر ) :

سبک ارتباطی تهاجمی یا پرخاشگر (Aggressive Communication) نقطه مقابل سبک منفعلانه است. کسانی که در محل کار، خانه یا در میان دوستانشان از این سبک ارتباطی استفاده می‌کنند تمایل دارند بر بحث‌ها مسلط باشند. آنها شنونده خوبی نیستند، به دیگران مدام دستور می‌دهند و سوالات گستاخانه‌ای می‌پرسند. در واقع، آنها خودمحورند و تمام دغدغه‌شان درباره خودشان است. آنها عواطف و احساسات خود را به‌گونه‌ای ابراز می‌کنند و چنان مدافع خواسته‌های خود هستند که گاهی حتی باعث تجاوز به حقوق دیگران می‌شود. سبک ارتباطی پرخاشگر در رفتار یا گفتار (یا هر دو) توهین‌آمیز است. آنها در جایگاه اختیارات، بیشتر از اینکه رهبر باشند رئیس‌اند.

افراد با سبک ارتباطی تهاجمی ( پرخاشگر ) را می‌توانید از طریق رفتارهای زیر تشخیص دهید :

✔️ تلاش می‌کنند بر دیگران مسلط شوند.

✔️ آستانه تحمل پایینی در زمینه ناامیدی دارند.

✔️ با صدای بلند و آزاردهنده‌ای صحبت می‌کنند.

✔️ رفتارهای به‌شدت تکانشی از خود نشان می‌دهند.

✔️ از تحقیر کردن برای کنترل دیگران استفاده می‌کنند.

✔️ انگشت اشاره خود را به‌سوی دیگران نشانه می‌گیرند.

✔️ دیگران را نقد و سرزنش می‌کنند، می‌ترسانند یا تهدید می‌کنند.

✔️ قدرت گوش‌دادن ضعیفی دارند و مدام وسط حرف دیگران می‌پرند.

✔️ با دیگران احساس بیگانگی می‌کنند و دیگران نیز با آنها احساس بیگانگی می‌کنند.

✔️ احساس ترس و نفرت در دیگران ایجاد می‌کنند.

این گروه در بیش‌تر اوقات افکار و احساسات خود را بیان می‌کنند و می‌خواهند در مکالمات پیروز باشند. این رفتار آنها به طور معمول به ضرر دیگران تمام می‌شود. آن‌ها ممکن است قبل از تفکر، نسبت به مسائل واکنش نشان دهند که این موضوع به احتمال زیاد در بلندمدت بر روابط، بهره وری ومهارت‌های بین‌فردی آنها تأثیر منفی می‌گذارد.

افراد تهاجمی بسیاری از پیش‌نیازهای رهبر خوب را دارند، اما باید حفظ رویکرد آرام و معتدل را بیاموزند. اگرچه رفتار تهاجمی این افراد احترام برخی از کارکنان بدقلق را به همراه دارد، برای برخی دیگر، که به رویکردهای خنثی‌تر واکنش بهتری نشان می‌دهند، ترسناک است.

اگر در محل کار خود با چنین فردی روبه‌رو هستید، این روش‌ها را برای پیش ‌بردن رابطه‌ی کاری خوب در نظر بگیرید :

✔️ آرام و قاطع باشید؛ اجازه ندهید که ماهیت تهاجمی این فرد برایتان ترسناک باشد. مکالمه را بر رویکردی عملی نسبت به مسئله متمرکز کنید.

✔️ مکالمه را حرفه‌ای ادامه دهید؛ مکالمه را از مسائل یا احساسات شخصی دور نگه‌ دارید.

✔️ بدانید که چه موقع کنار بکشید؛ اگر رفتار فرد بسیار طلب‌کارانه بود یا دیگر نتوانستید پیشرفت مثبتی داشته‌باشید، موقعیت را ترک کنید.

اگر فردی با سبک های ارتباطی تهاجمی هستید، لازم است که برای برقراری روابط مثبت قوی در محل کار خود تلاش کنید. مطالعه‌ی تکنیک‌های ارتباط موثر در غلبه بر بعضی از تمایلات پرخاشگرانه می تواند به شما کمک کند. کاهش استرس در زندگی شخصی شما نیز مفید خواهد بود. شما می‌توانید با انجام فعالیت بدنی‌، تمرین ذهن آگاهی یا مراقبه به شیوه‌ای سالم با عوامل استرس‌زا مبارزه کنید.

سبک ارتباطی منفعل – تهاجمی :

افرادی که سبک ارتباطی منفعل – تهاجمی (Passive-aggressive Communication) دارند در ظاهر منفعل‌اند اما خشم و رنجشی که حمل می‌کنند را به روش‌های غیرمستقیم یا در پشت‌صحنه بروز می‌دهند. منفعل – تهاجمی ها ممکن است دلنشین صحبت کنند، اما عملکرد آن‌ها همیشه در راستای گفته‌هایشان نیست. افرادی که در این سبک رفتار می‌کنند خود را بدون قدرت، گرفتار و آزرده درمی‌یابند. در واقع، آنها خود را از رویارویی مستقیم با آنچه آزارشان داده عاجز می‌دانند. در عوض خشم خود را با کوچک‌کردن (در واقعیت یا در تجسم خود) عاملی که باعث کینه‌شان شده بروز می‌دهند.

افراد منفعل – تهاجمی را می‌توانید از طریق رفتارهای زیر تشخیص دهید :

✔️ مشکل را انکار می‌کنند.

✔️ کلامشان با عملشان یکی نیست.

✔️ به‌طور مداوم نیش و کنایه می‌زنند.

✔️ در اقرار به احساساتشان مشکل دارند.

✔️ ماهرانه انتقام می‌گیرند تا بی‌حساب شوند.

✔️ بیشتر از اینکه موضوع را با فرد موردنظر حل کنند با خود غر می‌زنند.

✔️ خود را مشارکتی نشان می‌دهند، در حالی که در لایه‌های زیرین در حال خرابکاری‌اند.

✔️ حالات صورتشان با کلماتی که می‌گویند یا احساسی که دارند هماهنگی ندارد (مثلا زمانی که عصبانی هستند لبخند می‌زنند).

اگر در محل کار خود با چنین فردی روبه‌رو هستید، این روش‌ها را برای پیش ‌بردن رابطه‌ی کاری خوب در نظر بگیرید :

✔️ درخواست خود را واضح بیان کنید؛ نباید جایی برای برداشت اشتباه یا سردرگمی باقی بماند تا بهانه ای برای این افراد به دستشان بدهید.

✔️ با رفتار منفی مقابله کنید ؛ اگر متوجه شدید که همکار منفعل-تهاجمی شما در حال تضعیف کارتان است یا رفتاری غیرحرفه‌ای دارد، به صورت جداگانه با او صحبت کنید. در صورتی که صحبت بی‌نتیجه بود، یکی از مدیران را در جریان بگذارید.

✔️ نظر و بازخورد آن‌ها را جویا شوید؛ از آن‌ها به طور مستقیم و در موقعیت‌ یک‌به‌یک نظر بخواهید تا برای برقراری ارتباط، بیان نظرات و ارائه‌ی بازخورد صادقانه تلاش کنند.

اگر خود شما فردی با سبک ارتباطی منفعل‌-‌تهاجمی هستید، به دنبال فرصتی برای انتقال واضح افکار و نیازهای خود باشید. راهی برای برقراری ارتباطی صادقانه و روشن پیدا کنید، تا به‌خوبی شنیده شوید و برای بیان مسائل فعالانه گام بردارید.

سبک ارتباطی قاطع :

به طور معمول، سبک ارتباطی قاطع (Assertive Communication) ، محترمانه‌ترین و سازنده‌ترین نوع ارتباط در محل کار است. افراد قاطع افکار و عقاید خود را با اعتماد به نفس به اشتراک می‌گذارند و در عین حال محترم و مؤدب هستند. آن‌ها به‌راحتی چالش‌ها را می‌پذیرند، اما می‌دانند که چگونه در هنگام نیاز، « نه » بگویند. این افراد محدودیت‌های خود را درک می‌کنند و بدون بروز عملکرد تهاجمی، از مرزهای خود محافظت می‌کنند.

هنگامی که با فردی قاطع رو‌به‌رو شوید، متوجه توانایی آن‌ها در ایجاد احساس راحتی در دیگران خواهید شد. افراد قاطع همان کسانی هستند که به دنبالشان هستید، زیرا داشتن بحث و گفت‌و‌گویی سازنده را آسان می‌کنند. افرادی که این سبک را در پیش می‌گیرند، برای خودشان، زمانشان، احساسات، روح و بدنشان ارزش قائل‌اند و برای حفظ این ارزش تلاش می‌کنند. اگر در تیم خود فرد قاطعی دارید، او را برای به اشتراک‌ گذاشتن عقایدش تشویق کنید. فرد قاطع را در موقعیت رهبری قرار دهید و از او برای کنار آمدن با سبک های ارتباطی منفعل، منفعل-تهاجمی و تهاجمی کمک بگیرید.

یک فرد با سبک ارتباطی قاطع را می‌توانید از طریق رفتارهای زیر تشخیص دهید :

✔️ زبان بدن آرامی دارند.

✔️ از حق خود به درستی دفاع می‌کنند.

✔️ قدرت گفتن پاسخ « نه» را دارند.

✔️ اوضاع را تحت کنترل خود می‌دانند و در می آورند.

✔️ ارتباط چشمی خوبی برقرار می‌کنند.

✔️ با لحن صدای آرام و شفاف صحبت می‌کنند.

✔️ به دیگران اجازه سوء‌استفاده و توهین نمی‌دهند.

✔️ بدون اینکه حرف طرف مقابل را قطع کنند، به او گوش می‌دهند.

✔️ احساسات خود را به‌طور مناسب، شفاف و با احترام ابراز می‌کنند.

✔️ توانایی این را دارند که نیازها و خواسته‌های خود را با احترام و اعتماد به نفس بیان کنند.

✔️ به توانمندی های خود باور دارند و به دنبال دریافت تایید دیگران در مورد خودشان نیستند.

✔️ تمایل دارند گفت‌وگویی متعادل را پیش ببرند که همه افراد فرصت صحبت را داشته باشند.

✔️ از جملاتی استفاده می‌کنند که با « من » شروع می‌شود (من وقتی همه دیر سر جلسه می‌رسند، خیلی ناامید می‌شوم).

✔️ با مسائل خود روبه‌رو می‌شوند و بلوغ را تجربه می‌کنند.

با مطالعه سبک ارتباطی قطع ، این سوال ممکن است پیش بیاید که چگونه می توانیم در ارتباطات خود فرد قاطع‌تری باشیم؟

مهارت‌های ارتباطی با تمرین و خودآگاهی گسترش می‌یابند و پیشرفت می‌کنند. ارتباط قاطع ، همانطور که گفته شد به عنوان سازنده‌ترین و مطلوب‌ترین سبک های ارتباطی ، به‌خصوص در محیط کار، شناخته می‌شود.

برای افزایش قاطعیت در روابط خود، می توان پیشنهادهای زیر را در نظر داشت:

✔️ خواسته‌ها و نظرات خود را با اعتمادبه‌نفس بیان کنیم.

✔️ گوش دادن فعال را تمرین کنیم.

✔️ دیگران را برای به اشتراک گذاشتن ایده‌هایشان تشویق کنیم.

✔️ هوش هیجانی را خود را به‌ کار بگیریم.

✔️ درمورد نقاط قوت ارتباطی و زمینه‌های پیشرفت خود انتقاد‌پذیر باشیم.

✔️ در جست‌و‌جوی دوره‌های تقویت ارتباطات باشیم.

✔️ به دنبال فرصت برای تمرین صحبت در جمع باشید.

✔️ یاد بگیریم قدرت « نه گفتن» را داشته باشیم.

✔️ در برقراری ارتباط چشمی راحت باشیم.

✔️ نیازها و خواسته‌های خود را با اعتمادبه‌نفس بیان کنیم.

✔️ زمانی که طرف مقابل در حال صحبت است شنونده باشیم.

سبک های ارتباطی مانند مایعات‌اند و شکل محیط را به خود می‌گیرند. ممکن است شما با خانواده خود رویکرد پرخاشگر داشته باشید ولی با همکاران خود منفعلانه رفتار کنید. سبک های ارتباطی در طول زمان و با تجربیاتی که کسب می‌کنیم هم تغییر می‌کنند.

اینکه بدانید سبک‌ های ارتباطی چه هستند کمکتان می‌کند تشخیص دهید دیگران از کدام‌یک از این سبک‌ها استفاده می‌کنند. درک الگوی رفتاری دیگران کمک می‌کند از منظورشان رمزگشایی کنید و تصمیم بگیرید بهترین پاسخ چیست. مثلا ممکن است کسی با الگوی منفعلانه – پرخاشگر، رفتار ضد و نقیضی از خود نشان ‌دهد. در این زمان، می‌توانید او را کنار بکشید و از او بپرسید که آیا همه‌چیز روبه‌راه است؟ و اعلام کنید که نگران هستید چیزی اشتباه پیش برود. این کمک می‌کند فرد هوشیارتر شود و احساس کند راحت‌تر می‌تواند افکار خود را ابراز کند. در این فضا، بعید نیست او عصبانیت یا ناامیدی خود را رها کند و رویکرد فعالانه‌تری در گفت‌وگو پیش بگیرد.

ما همیشه از کلمات برای بیان چیزهایی استفاده می‌کنیم که قابل‌مشاهده نیستند. ما هستیم که معنی را به کلمات و موقعیت نسبت می‌دهیم تا چیزی را که در درونمان در غلیان است توصیف کنیم؛ اما فرایند درونی، احساسات، افکار، دیدگاه، نگرش و خیلی چیزهای دیگرمان ناپیدا باقی می‌ماند. خیلی سخت است که این مفاهیم را رها کنیم و توقع داشته باشیم خودشان گویا و شفاف باشند.

10 نکته مهم برای توسعه مهارت های ارتباطی موثر

ایجاد مهارت های ارتباطی موثر یک فرآیند مداوم است. در این بخش چند تکنیک عملی را برای تقویت توانایی های ارتباطی معرفی می کنیم. استفاده از این ابزار و تکنیک ها کمک می کند تا روابط فردی و کاری خود را به سطح موثرتری ارتقاء دهید.

تمرکز :

هنگام برقراری ارتباط متمرکز باشید. وقتی ذهنتان جای دیگری است نمی توانید خوب گوش کنید و وقتی تمرکز ندارید یا حواس شما پرت است نمی توانید به طور موثر و گیرا صحبت کنید.

سادگی در کلام :

زیاد درگیر کلمات فانتزی نشوید. ممکن است فکر کنید که آنها موثرتر هستند، اما اغلب کلمات رایجی که به طور واضح و مختصر استفاده می شوند منجر به پذیرش بیشتر می شوند.

محیط :

وقتی با کسی در حال ارتباط هستید ، فراموش نکنید که محیط اطراف در برقراری ارتباط موثر تاثیر زیادی دارد. حتی چیزی مانند دمای اتاق می تواند تأثیر منفی بر ارتباطات شما داشته باشد. بنابراین به راحتی محیط برای خود و مخاطبتان توجه کنید و شرایط را به گونه ای متناسب تنظیم کنید.

سکوت :

در سکون و سکوت هیچ شرمی وجود ندارد. بعد از اینکه کسی صحبت کرد، در پاسخ دادن و ادامه ی صحبت عجله نکنید. اغلب ذهن می خواهد فوراً با گفتن چیزی شرایط را ادامه دهد اما چند لحظه سکوت می تواند به درک جملات رد و بدل شده کمک کرده و ارتباط مؤثرتری ایجاد کند.

پرسش :

وقتی کسی چیزی را به شما منتقل می کند، سوالات روشن کننده را دنبال کنید تا درک خود را از پیام او عمیق تر کنید. با بیان پرسش های تکمیلی شما نه تنها بیشتر یاد خواهید گرفت، بلکه باعث می‌شوید طرف مقابل احساس کند به خوبی شنیده می‌شود و این باعث می‌شود بیشتر با شما صحبت کند و ارتباط بهتری را تجربه کنید.

اعتماد به نفس :

اگر دیگران حس کنند که از خود مطمئن نیستید، آنها هم به شما اعتماد نخواهند کرد و انرژی و تمرکز خود را به شما متمرکز نمی کنند. به خود و پیام خود ایمان داشته باشید. برای نشان دادن اعتماد به نفس، مطمئن و قاطع صحبت کنید، اگر ایستاده یا نشسته اید با ستون فقرات هم تراز سر خود حالت بدنتان را تنظیم کنید و تماس چشمی مستمر را فراموش نکنید.

انعطاف پذیری :

افراد انعطاف پذیر شادترین افراد هستند. به جای داشتن یک دیدگاه ثابت و متعصبانه ، ذهن خود را به روی ایده ها و اطلاعات جدید باز کنید. هیچ کس حاضر به یک گفت و گوی طولانی با فرد همه چیز دان نیست.

بازخورد :

سوء تفاهم زمانی اتفاق می‌افتد که افراد تصور می‌کنند پیامی را به طور مؤثر منتقل کرده‌اند در صورتی که چنین نبوده است. تا زمانی که بازخوردی را که با پیام شما مطابقت دارد از گیرنده های خود دریافت نکنید، نمی توانید بفهمید که آیا چیزی را به طور مؤثری در میان گذاشته اید یا خیر. پاسخ آنهاست که به شما اطلاع می دهد که آیا تلاش شما برای برقراری ارتباط موفقیت آمیز بوده است یا خیر. به همین ترتیب، با ارائه بازخورد به دیگران و نیز دریافت بازخورد از آنها در مورد پیام های بین تان  مطمئن شوید که هر دو طرف یکدیگر را عالی درک کرده اید و از هدف و پیام خود به طور کامل و درست مطلع هستید.

لبخند :

هیچ چیز بهتر از یک لبخند واقعی نیست. لبخند شما به گیرنده و مخاطبتان نشان می دهد که شما گوش می دهید، علاقه مند، پذیرا و همدل هستید و باعث افزایش علاقه مندی آنها به ادامه ارتباط می شود. البته این بدان معنا نیست که شما نیاز به یک پوزخند دائمی روی صورت خود دارید. کافیست اجازه دهید که صراحت، همدلی و اعتماد شما در موقعیت لازم با لبخندی ملایم و نگاهی گرم روی صورت شما قابل تشخیص باشد.

صداقت :

دیر یا زود، بلاخره حقیقت برای همه مشخص می شود. پنهان کردن یا دروغ در ابراز عقاید، باورها و دیدگاه ها ، حتی به نفع مردم و با نیت پسندیده ای شبیه اجتناب از تعارض، شاید نتایج کوچک و موقت راضی کننده ای را به همراه داشته باشد اما در نهایت و بلند مدت برای هیچ کس فایده ای ندارد. وقتی دیدگاه خود راصریح و صادقانه مطرح می کنید، به دیگران نیز این اجازه و فرصت را می دهید تا همین کار را انجام دهند و آنجاست که گفتگو و ارتباط شما بسیار سازنده تر می شود.

سخن پایانی

در دنیای پرشتاب کسب‌وکارها و سازمان‌ها، ارتباطات مؤثر نه تنها یک مهارت بلکه یک دارایی استراتژیک است. با درک اصول، غلبه بر موانع و تقویت مهارت های ضروری، افراد می توانند پتانسیل کامل ارتباط موثر را باز کنند. خواه عضو یک تیم کوچک باشید یا رهبر یک سازمان بزرگ، تسلط بر هنر ارتباط موثر کلید ایجاد روابط هدفمند و دستیابی به موفقیت پایدار در هر جنبه ای از زندگی است.