مدیریت‌زمان و برنامه ریزی ، راهنمای اصولی و جامع

مدیریت‌زمان! ‌بسیار شنیده ایم که زمان « کمیاب ترین منبع » ماست. بنابراین، همه ما باید با احتیاط روی آن سرمایه گذاری کنیم و از آن استفاده کنیم. وقتی فکر میکنیم میبینیم که همه ما اساساً به یک اندازه زمان داریم. اما هنوز هم افراد زیادی را خواهیم یافت که می گویند « زمان کافی ندارند » یا « به زمان بیشتری نیاز دارند ». پس چگونه است که به نظر می رسد برخی افراد زمان کافی برای انجام هر کاری دارند و برخی دیگر با کمبود زمان دائما و سخت دچار مشکل اند ؟

بسیاری از افراد به دلیل حواس پرتی، تعلل و مدیریت ضعیف زمان، تمایل دارند ساعت های طولانی کار کنند و تنها راه برای بازگشت به ساعات کاری سالم و انجام کارها به نحو احسن، تسلط بر مهارت مدیریت زمان است. به عبارت دیگر، راه حل مشکل در مدیریت کارآمد زمان نهفته است. اما چگونه می توان زمان را به گونه ای کارآمد مدیریت کرد؟ پاسخ ساده این است : با ایجاد یک برنامه مدیریت زمان اصولی.

در این مطلب، اصول مدیریت زمان بهینه و برنامه ریزی را توضیح خواهیم داد و نکاتی در مورد توسعه مهارتهای مدیریت زمان خود روش هایی را مرور خواهیم کرد. همچنین در پایان ، برخی از موثرترین ابزار مدیریت زمان را نیز که بهبود برنامه ریزی های ما می کنند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان تکنیکی برای استفاده موثر و کارآمد زمان است. این به معنای سازماندهی و برنامه ریزی درست در خصوص نحوه تقسیم زمان بین وظایف متعدد است. با مهارت‌های مدیریت زمان درست، زمان کافی را خواهیم داشت تا هر کاری را که نیاز داریم، بدون استرس انجام دهیم و به تمامی کارهای خود نیز رسیدگی کنیم. بنابراین با مدیریت زمان خوب می توان به طور اثربخش کار کرد و ضمن انجام کارهای ضروری و مهم ، کارهایی را که فوری نیستند اما همچنان مهم هستند را نیز به راحتی پیش برد. در نهایت برای افزایش بهره وری، هوشمندانه تر کار خواهیم کرد، نه سخت تر. آنچه در ابتدای این مسیر نیاز است که بدانیم آن است که مدیریت زمان خوب با مجموعه ای درست از مهارت ها شروع می شود. اگر مهارت های مدیریت زمان خود را توسعه ندهیم، نمی توانیم زمان خود را بهتر مدیریت کنیم. یادگیری و توسعه این مهارت ها زمان بر است و از فردی به فرد دیگر متفاوت خواهد بود. ماموریت ما در این مسیر پیدا کردن مدلی است که برای ویژگی شخصیتی ما بهترین کارایی را دارد.

مبانی مدیریت زمان ؛

به هر سازمانی که نگاه کنید احتمالا متوجه نگرانی‌های از این جنس خواهید شد که :

مدیریت منابع انسانی برای جذب پرسنل، انتخاب و استخدام زمان کم می آورد.

مدیریت مالی برای بودجه‌بندی، عملیات و تجزیه و تحلیل عملکرد با کمبود زمان مواجه است.

مدیریت اجرایی برای پیگیری و به سرانجام رساندن پروژه ها زمان کافی ندارد.

بنابراین اگر به دنبال جنبه ای خاص برای مدیریت زمان هستید، فراموش کنید. مدیریت زمان همان تکنیک و مهارتی است که بر برنامه ریزی مقدار یا مدت زمانی که برای فعالیت های خاص صرف می شود، اغلب با هدف افزایش اثربخشی و کارایی تمرکز می کند. ریشه های اولیه آن را می توان به زمانی برگرداند که فردریک تیلور تکنیک های مدیریت علمی خود را برای بهبود بهره وری کارگران در محل کار توسعه داد. البته مفهوم مدیریت زمان تکامل یافته و آن را در رویکردهای خود سیستماتیک و منطقی تر کرده است.

در تجارت و کسب و کار، مدیریت زمان به تخصیص و توزیع زمان بین فعالیت هایی که آن را می طلبد، بسته به مجموعه ای از اولویت ها اطلاق می شود. از این نظر، مدیریت زمان ممکن است به عنوان «بودجه‌گذاری» زمان نیز شناخته شود، به طوری که زمان مناسبی به کار یا فعالیت مناسب اختصاص داده شود. آنچه بدیهی است این است که زمان خود را نمی توان مدیریت کرد. آنچه ما مدیریت می کنیم و یا قرار است مدیریت کنیم، این است که چگونه از زمانی که در اختیار داریم استفاده کنیم، با آگاهی کامل از محدود بودن آن.

مدیریت زمان به عنوان یک مهارت ؛

به غیر از یک دانش، مدیریت زمان به عنوان یک مهارت یا توانایی برای برنامه ریزی و در نتیجه کنترل منبع زمانی که برای انجام وظایف خود صرف می کنیم نیز توصیف می شود. این مسئله به میزان مهارت یک فرد در تجزیه و تحلیل خود از چگونگی صرف ساعات خود برای یک فعالیت خاص خلاصه می شود. همچنین می توان این موضوع را در به توانایی فرد در اولویت بندی وظایفش و تلاش برای به حداکثر رساندن کارایی و اثربخشی فعالیت هایش نیز ربط داد.

به عنوان یک مهارت، مدیریت زمان را می توان با تمرین مداوم آموخت و بر آن مسلط شد و در طول زمان این مهارت را توسعه داد. هنگامی که بر این مهارت تسلط یابیم، زندگی کاری و شخصی ما سازماندهی شده تر، اداره کردن آن بسیار آسان تر، فعالیت هایمان کارآمدتر و در مجموع زندگیمان قطعا شادتر خواهد شد.

دو محور اصلی در موضوع مدیریت زمان ؛

بیایید این موضوع را بدون هیچ گونه اختلاف نظری بپذیریم که « مدیریت زمان به معنای توانایی انجام همه کارها در یک زمان محدود نیست ». دو نکته خاص در مورد این جمله وجود دارد ؛

انجام کارهای بیشتر:

شما زمان محدودی دارید. بنابراین، آنچه می بایست انجام دهید این است که زمانتان را مدیریت کنید تا بتوانید در آن زمان محدود کارهای بیشتری انجام دهید نه همه کارها را. به طور مثال اگر در گذشته، به سختی دو کار را در یک ساعت تمام می‌کردید، شاید بتوانید راهی پیدا کنید که سه یا چهار کار را در همان زمان به پایان برسانید. آنچه که برای رسیدن به چنین وضعیتی شما را کمک خواهد کرد ، آگاهی و مهارت در مدیریت کردن زمان است.

انجام کارهای درست :

احتمالا پیش آمده که برای انجام کاری اقدام کرده اید ولی در نهایت خود را حین انجام کاری غیر از آنچه در ابتدا قصد انجام آن را داشتید یافته اید. به طور مثال شما برنامه ریزی کرده اید که وظیفه A را ظرف مدت یک بازه زمانی مشخص به پایان برسانید. با این حال، در اواسط آن ساعت، توجه شما منحرف شده و شما نیز شروع به کار روی وظیفه B کردید. وقتی زمان تمام شد نتوانستید کار B را به پایان برسانید، در نهایت کار A را نیز تمام نکردید و حتی یک کار C هم در انتظارتان بود. در نتیجه هیچ یک از وظایفتان را به سرانجام نرساندید. با مدیریت زمان، این امکان وجود دارد که بتوانید کار A را قبل از تمام شدن زمانی که به آن اختصاص دادید به پایان برسانید و در کار B یک شروع عالی داشته باشید.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

حال که به این نتیجه رسیده ایم که زمان منبعی است که باید مدیریت شود، ممکن است که این سوال پیش بیاید که با چه هدفی؟ امیدواریم از مدیریت زمان چه چیزی به دست آوریم؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم ، ما به مدیریت زمان نیاز داریم برای…. ؛

برای ساده تر کردن کارها :

اگر برای مدیریت و سازماندهی وقت خود تلاش نکنیم، عملاً با درهم ریختگی بالایی در کارها و برنامه هایمان سر و کار خواهیم داشت. با تنظیم یک جدول زمانی برای پیروی ازآن و پایبند بودن و عدم منحرف شدن از آن ، ساختاری به روز یا زندگی خود اضافه کنید تا کمترین بهم ریختگی ها را تجربه کنید. با یک جدول زمانی یا یک برنامه ساختارمند ، بهتر می‌توانید ببینید که در حال حاضر کجا ایستاده‌اید، در پایان روز کجا قرار خوهید داشت و در طول روز چگونه می‌توانید به آنجا برسید.

برای بازدهی بیشتر در انجام کارها :

هنگامیکه یاد می گیریم چگونه زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کنیم، روی کار خود بیشتر تمرکز می کنیم. این کار به ما اجازه می دهد که با وجود صرف زمان کمتر، دستاوردهای بیشتری داشته باشیم. برای مثال، زمانی که قبل از یک قرار ملاقات فقط ۱۵ دقیقه وقت آزاد داریم، به جای کار بر روی یک پروژه ی بزرگ، می توانیم چند کار کوچک را در این زمان کوتاه انجام دهیم و وظایف بزرگتر را که نیازمند قدرت ذهنی بیشتری هستند، به زمانی موکول کنیم که محدوده زمانی آزاد بیشتری داریم، بنابراین با صرف زمان کمتر کارایی بیشتری خواهیم داشت.

برای ذخیره زمان و فرصت های بیشتر ؛

بدیهی است که مدیریت زمان به طور موثر باعث می‌شود تا فرصت بیشتری برای انجام کارهای روزمره داشته باشیم. افرادی که مهارت‌های مدیریت زمان را دارند وقت بیشتری برای انجام سرگرمی‌ها و سایر کارهای شخصی خود دارند و می‌توانند از انجام آنها لذت ببرند. در زندگی این افراد اهمال کاری معنی ندارد و با قدرت برای دستیابی به اهداف‌شان پیش می‌روند. این نظم و انضبات شخصی زمینه‌های دیگر از زندگی شغلی تا روابط عاطفی ما را نیز بهبود می‌دهد. همچنین در سوی دیگر آن ، مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان بهره وری ما را از بین می‌برد. در نتیجه باعث می‌شود که فرصت‌های مختلفی که در زندگی برایمان بوجود می‌آید را از دست بدهیم.

برای تحقق اهداف ؛

زمانی که ما بر اساس برنامه و مدیریت زمان جلو میرویم ، متمرکزتر و سازنده تر ظاهر می شویم. می دانیم که بهره وری منجر به سودآوری می شود،  بنابراین، مدیریت زمان درست می تواند تاثیر مثبت بسیاری بر نتیجه ها و خروجی های کاری ما کمک داشته باشد و مسیر ما را در راستای رسیدن به اهداف خود هموار تر کند. به طور مثال در راستای رسیدن به هدفی چون ارتقای شغلی، مدیریت زمان باعث می شود که شما کارمند قابل اعتمادتری باشید و کارهای با کیفیت تری را در موعد مقرر تحویل دهید. این یعنی مدیریت زمان صحیح، به نوبه خود کار شما را ارزشمندتر می کند و حسن شهرت حرفه ای شما را افزایش می دهد. بنابراین شما می توانید فرصت های جدیدتری پیدا کنید و حرفه ی خود را گسترش دهید.

برای افزایش قدرت تصمیم گیری ؛

در شرایط پرفشار کاری که حجم زیادی از درهم ریختگی کارها در برنامه های ما وجود دارد،  به راحتی ممکن است مضطرب شویم. مدیریت زمان صحیح می تواند به ما کمک کند که کارهایمان را اولویت بندی کنیم و برای انجام دادن کارها و تصمیم گیری های مهم، زمان کافی در اختیار داشته باشیم. در حقیقت مهارت‌های مدیریت زمان باعث می‌شود که خواب کافی داشته باشیم و کمتر مضطرب شویم. خواب کافی و کاهش استرس تاثیر بسزایی بر توانایی تصمیم‌گیری ما دارد و به نوبه خود بر تمام جوانب زندگی (روابط عاطفی،پیشرفت شغلی، دوستی و زندگی اجتماعی) ما تاثیرگذار است. با یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان می‌توانیم از تصمیمات نادرستی که در زمان خستگی، فشار کاری و یا استرس می‌گیریم، جلوگیری کنید.

بنابراین در پاسخ به گزاره ی « چرا مدیریت زمان ؟ » می توانیم تمامی این موارد را عنوان کنیم و به مزیت هایی که مدیریت موثر زمان در زندگی ما جاری خواهد ساخت ، اشاره کنیم. در واقع یادگیری مهارت های مدیریت زمان برای همه ما ضروری است ، زیرا به ما کمک می کند از زمان عاقلانه تر و بهینه تر استفاده کنیم و از اتلاف وقت جلوگیری کنیم. اگرچه چند مورد از مهمترین دلایل اهمیت مدیریت زمان را عنوان کردیم ، اما برخی دیگر از مزیت های مدیریت زمان نیز به طور خلاصه شامل موارد زیر می شوند که مرور آنها خالی از لطف نیست ؛

تعادل کار و زندگی بهتر

افزایش تمرکز

سطوح بالاتر بهره وری

حواس پرتی کمتر

انرژی و انگیزه بیشتر

اعتماد به نفس بهتر

انجام کار با کیفیت تر

انجام به موقع کارها

افزایش انعطاف‌پذیری

افزایش قدرت پیش‌بینی و برنامه‌ریزی

بهبود ارتباطات

و…

مهارت ها و استراتژی های کاربردی ؛

با مواردی که بالاتر مرور کردیم ، نوبت آن است که مدیریت زمان و برنامه ریزی را آغاز کنیم و آن را به عنوان یک مهارت و شایستگی به مجموعه توانمندی های خود اضافه کنیم. برای این کار یادگیری چندین مهارت و استراتژی کاربردی نیاز است. بیایید با هم به بررسی این مهارتها و نکات بپردازیم؛

تعیین هدف ؛

مدیریت زمان موثر با هدف گذاری روشن شروع می شود. شما باید بدانید که می خواهید به چه چیزی برسید و برای رسیدن به آن هدف چه کاری باید انجام دهید. هنگام تعیین اهداف، فکر کردن بر اساس افق های زمانی می تواند مفید باشد. با این سوال شروع کنید که می خواهم در سال آینده به چه چیزی برسم؟ سپس به شش ماه، سه ماه و یک ماه آینده فکر کنید. در آن بازه های زمانی می خواهید به چه چیزی برسید؟
فقط به شغل خود فکر نکنید. در کنار مسیر حرفه ای و اهداف شغلی خود به سلامت، روابط، مسائل مالی و خوشبختی و رضایت و خوشحالی خود در زندگی نیز فکر کنید. چرا که در نهایت با مدیریت زمان موثر قادر خواهید بود تا همه بخش های زندگی خود را بهینه کنید و توسعه دهید. هنگامی که مشخص کردید به چه اهدافی می خواهید برسید، مراحلی را که می بایست طی کنید تا به جایی که می خواهید برسید را ترسیم کنید. در انجام این کار تا حد امکان دقیق و عملگرا باشید.

به عنوان مثال، فرض کنید که قصد دارید در سه ماه آینده یک وب سایت جدید برای کسب و کار خود طراحی کنید. مشخص کنید برای انجام این کار دقیقا چه اقداماتی باید انجام دهید؟ آیا نیاز به استخدام طراح سایت دارید؟ دقیقا چه امکاناتی را در سایت خود می خواهید؟ تصمیم بگیرید چه صفحاتی در سایت قرار است باشند و یا نباشند؟ اگر ندانید چه اقداماتی باید انجام دهید، نمی توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید.

بنابراین هم اهداف خود را بنویسید و هم گام هایی که برای رسیدن به آنها باید بردارید. حال این اهداف و گام ها را به طور منظم مرور کنید تا بتوانید آنها را در خط مقدم ذهن خود نگه دارید و در زمان مقرر در مورد آنها اقدام کنید.

اولویت بندی ؛

شما نمی توانید همه کارها را انجام دهید. شما هم مثل بقیه افراد از نظر زمان، انرژی و سایر منابع که در طول روز تمام می شوند محدود هستید. این را نیز به یاد داشته باشید که شما یک ماشین نیستید. به همین دلیل، باید بتوانید مواردی را که از همه مهمتر هستند، اولویت بندی کنید. شما باید بتوانید سیگنال را از نویز جدا کنید و کارهایی را انجام دهید که موفقیت های بیشتری را برای شما را به ارمغان می آورند. اگر نمی توانید اولویت بندی کنید، در نهایت وقت خود را صرف کارهای نسبتا بی اهمیت می کنید که شما را به اهداف مهمتان نزدیک نخواهند کرد. بنابراین چگونه می توان فهمید که در حال حاضر کدام کار را باید انجام داد؟ وقتی به لیست وظایف خود نگاه می کنید، چگونه تصمیم می گیرید ابتدا روی چه چیزی کار کنید؟ در اینجا ماتریس زمان یا ماتریس آیزنهاور را معرفی می کنیم که می تواند برای تعیین اولویت ها راهنمای بسیار خوبی باشد.

ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور ؛

نام این ماتریس از دوایت آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) رییس جمهور آمریکا در سال‌های ۱۹۵۳ الی ۱۹۶۱ گرفته شده است. وی پیش از رییس جمهور شدن، ژنرال ارتش ایالات متحده آمریکا و فرمانده عالی نیروهای متفقین در جنگ جهانی دوم بود. او بعدها به عنوان فرمانده عالی ناتو انتخاب شد. دوایت آیزنهاور، به علت موقعیت کاری و وظیفه‌ای‌اش همواره می‌بایست میان فعالیت‌ها وکارهای روزانه خود به انتخاب می‌پرداخت. همین امر، سرانجام وی را به ابداع اصول ماتریس ضروری و مهمی که به نام او هم شناخته می شود سوق داد.

این طبیعت انسانی است که کارهای فوری را اولویت بندی کند. زمانی که می دانیم یک ضرب الاجل نزدیک است، بخش واکنشی مغز ما وارد عمل می شود. ما تمام انرژی خود را صرف انجام کاری صرفا به دلیل «  فوری بودن » آن می کنیم و سپس برای تلاش هایمان دوپامین پاداش می گیریم. اما وقتی اثر آن از بین رفت، متوجه می‌شویم که تمام روز را صرف کارهایی کرده‌ایم که واقعاً مهم نیستند و اهمیت کمتری دارند. وقتی این « اعتیاد به فوری » با « آگاهی به اهمیت » ترکیب شود، اولویت‌بندی و تصمیم‌گیری آسان می‌شود. وقتی هدف گذاری موثر را با اولویت بندی استراتژیک و تمرکز ترکیب می کنیم، نتایج شگفت انگیزی به دست می آوریم. اینگونه است که ماتریس مدیریت زمان بهره وری کلی ما را بهبود می بخشد. این ماتریس اساساً به ما کمک می کند تا بفهمیم چه کاری باید انجام دهیم و یاد بگیریم آگاهانه به تعهدات خود نزدیک شویم.

چهار ربع ماتریس مدیریت زمان ؛

همانطور که گفته شد ماتریس مدیریت زمان بر اساس اهمیت و فوریت به چهار ربع تقسیم می شود. تمام وظایف ما در یکی از این چهار ربع قرار می گیرد. اگر چیزی هم مهم و هم فوری است، باید اولویت بالایی داشته باشد. اگر کاری مهم است اما فوری نیست، هنوز باید در اولویت باشد، اما ممکن است نیازی به اقدام سریع روی آن نداشته باشید. تا حد امکان باید از مواردی که در دو ربع پایینی قرار می گیرند اجتناب کرد. نکته ای که باید بدانید آن است که بسیاری از وظایف مرتبط با اهداف شما ممکن است در ربع Q2 قرار گیرند. مثلاً ممکن است بخواهید کتابی بنویسید. اگر ضرب الاجل سختی برای این هدف وجود نداشته باشد، همیشه در Q2 خواهد ماند و هرگز به Q1 نمی رود. بنابراین در چنین مثالی اگر می‌خواهید در نوشتن کتاب خود پیشرفت کنید، باید به طور مداوم زمانی را برای کار روی آن اختصاص دهید.

هر روز (یا شب قبل از هر روز)، مهمترین وظیفه خود را برای آن روز تعیین کنید و سپس فقط روی آن کار کار کنید تا زمانی که آن را کامل کنید. چند کار را انجام ندهید و به خودتان اجازه ندهید که با چیزهای کمتر مهم منحرف شوید. وقت خود را برای فعالیت های کم ارزش مانند خواندن ایمیل های غیر ضروری یا رسانه های اجتماعی تلف نکنید. روی انجام مهمترین کارتان در اولین کاری که در روز دارید تمرکز کنید.

تونی شوارتز، نویسنده ی آمریکایی می گوید :

مهمترین کارتان را ابتدای صبح  و ترجیحاً بدون وقفه به مدت 60 تا 90 دقیقه با زمان شروع و توقف مشخص انجام دهید. در صورت امکان، در این مدت در یک فضای خصوصی یا با هدفون های کاهش دهنده صدا کار کنید. در نهایت، با دانستن اینکه شما یک نقطه توقف مشخص دارید، در مقابل هر انگیزه ای که حواس پرتی را ایجاد می کند، مقاومت کنید. هر چه بیشتر متمرکز شوید، بهره وری بیشتری خواهید داشت. وقتی کارتان تمام شد، حداقل چند دقیقه برای استراحت کافی وقت بگذارید.

بنابراین برای اولویت بندی کارها طبق ماتریس مدیریت زمان ، پیش از قرار دادن هر فعالیتی در برنامه‌های خود، باید آن را از دو جهت بررسی کنیم :

این کار چقدر اهمیت دارد؟  (Importance)

کارهای مهم، اغلب به هدف‌های ما مربوط هستند. کارها و فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها ما را به هدف‌هایمان نزدیک می‌کند و بی‌توجهی به آن‌ها می‌تواند مشکلاتی جدی و عمیق، با اثراتی نسبتاً طولانی برایمان ایجاد کند. این کارها معمولاً به صورت مستقیم یا غیرمستقیم به خواسته‌ها و هدف‌های کلان و ارزش های زندگی ما مربوط می‌شوند. تأکید بر این نکته نیز لازم است که به علت شخصی بودن هدف‌ها و ارزش‌ها، ممکن است کاری که شما آن را مهم تلقی می‌کنید، از نظر فرد دیگری مهم محسوب نشود.

موارد زیر، نمونه‌هایی از کارهایی هستند که می‌توانند برای برخی افراد، اهمیت بالایی داشته باشند :

ورزش کردن روزانه

یادگیری زبان انگلیسی

سرزدن به خانواده و دوستان

آشپزی

این کار چقدر فوریت دارد؟  (Urgency)

مردم اغلب بین آنچه « فوری » و « مهم » است، تفاوت قائل نمی شوند. برای اکثر مردم این دو کلمه اغلب قابل تعویض به نظر می رسند، اما تفاوت زیادی بین آنها وجود دارد و این تفاوت ساختار اساسی ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور را می سازد.

در مواجهه با کارها این سوال پیش می آید که ؛

این کار یا فعالیت، تا چه حد نیازمند توجه در همین لحظه است؟

آیا اگر همین لحظه (یا در همین لحظات و ساعت‌های پیش رو) به آن توجه نکنم، دردسرساز می‌شود و تبعات بدی برایم خواهد داشت؟

آیا مهلت زمانی کاملاً قطعی و مشخصی برای این کار وجود دارد که الان هم به آن نزدیک شده‌ام؟

آیا اگر این کار را در این لحظه انجام ندهم، فرصت انجام آن را به‌کلی از دست می‌دهم؟

کارهای زیر،‌ ممکن است برای شما، مصداق کارهای فوری محسوب شوند؛

پاسخ دادن به تلفن‌ های کاری

پاسخ دادن به ایمیل‌های مدیریت ارشد

خرید شارژر موبایل (شارژر قبلی گم یا خراب شده است)

بر این اساس، می‌توان هر فعالیت را به یکی از چهار دسته‌ی زیر تخصیص داد:

این‌که کارها را به چهار دسته تقسیم‌ کنیم، به خودیِ خود، خاصیت و کارکردی ندارد. مهم این است که بر اساس این تقسیم‌بندی، با کارها و فعالیت‌های هر یک از این چهار دسته، به شکل متفاوتی برخورد کنیم.

کارهای مهم و فوری ؛

این کارها، بیشترین اولویت را دارند و باید سریع انجام شوند. به عبارت دیگر، از منظر مدیریت منابع، باید منابع خود را پیش از هر چیز، به این کارها تخصیص دهید.

ضمناً به خاطر داشته باشید که هر چه در زمینه‌های زیر بیشتر وقت بگذارید، باید این بخش از فعالیت‌های شما، سبک‌تر شود و کارهای کمتری در این دسته قرار گیرد:

وقت گذاشتن روی مهارت تخمین و برآورد

تلاش برای تقویت قدرت پیش بینی و نیز تشخیص و تحلیل سناریوهای پیش رو

افزایش انضباط شخصی و نظم درونی

به عبارت دیگر، بخش مهمی از کارهایی که به سطح مهم و فوری می‌رسند، زمانی می‌توانسته‌اند در سطح مهم اما غیرفوری باشند.

اما به علت پیش‌بینی‌ها و برآوردهای نادرست شما یا ضعف نظم درونی (تلاش برای طفره رفتن از‌ آن‌ کارها)، امروز در دسته‌ی مهم و فوری قرار گرفته‌اند.

البته این ادعا الزاماً درباره‌ی همه‌ی کارهای فوری و مهم مصداق ندارد؛ مثلاً با تصادف یکی از دوستان نزدیک شما در خیابان، مجموعه‌ای از کارهای مهم و فوری به فهرست فعالیت‌هایتان افزوده می‌شود.

با این حال، اگر از مثال‌های خاص در حدی که مطرح شد بگذریم، بی‌توجهی به اولویت بندی کارها یکی از مهم‌ترین عوامل پر شدن سبد فعالیت‌های مهم و فوری است.

کارهای مهم ولی غیرفوری ؛

اغلب کارهایی که در زندگی ما ارزش واقعی و ماندگار ایجاد می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند. اگر امروز ورزش نکنید، اگر برای یادگیری خود وقت نگذارید، اگر زبان دوم یا سوم خود را تقویت نکنید و اگر شبکه سازی نکنید، هیچ‌کدام در این لحظه‌ی مشخص، به شما آسیب نمی‌رسانند. اما در بلندمدت، فرصت‌های بسیاری را از شما می‌گیرند و ممکن است بحران‌های متعددی را برایتان ایجاد کنند. به همین علت، بلافاصله پس از کارهای مهم و فوری (که باید به تدریج، کم و کمتر شوند) برای کارهای مهم و غیرفوری وقت بگذارید.

کارهای غیر مهم اما فوری ؛

دو مورد از بهترین برخوردها با چنین کارهایی، تفویض و زمان‌بندی مجدد است. اگر بتوانید این کارها را به افراد دیگری واگذار کنید، یا این‌که زمان‌شان را جابجا کنید، فرصت بیشتری برای کارهای مهم ایجاد خواهد شد. مثلا شاید بشود همکار شما به جای شما در یکی از جلسات کاری شرکت کند (بخشی از جلساتی که مدیران، می‌کوشند اهمیت حضور خود را در آن‌ها اثبات کنند، بدون حضور مدیر و توسط نماینده‌ی او، می‌تواند با همان کیفیت یا حتی با اثربخشی بالاتر برگزار شود).

هم‌چنین اگر کارهای مهم و فوری و مهم اما غیرفوری شما باقی مانده است، شاید مناسب باشد با یک تماس تلفنی، قرار تفریحی خودتان با یک دوست قدیمی را جابجا کنید. با این کار، به تدریج یاد می‌گیرید که برای برخی قرارها و دیدارها کمتر وقت بگذارید و آگاهانه‌تر برنامه‌ریزی کنید تا هر روز مجبور به تماس گرفتن و عذرخواهی و تغییر برنامه نشوید.

کارهای غیر مهم و غیرفوری ؛

چک کردن پست‌ها و استوری‌های دوست و آشنا در اینستاگرام، پیگیری اخبار در زمینه‌هایی که تأثیر مستقیم روی زندگی امروز و تصمیم‌های فردای ما ندارند، وقت گذاشتن برای رسانه‌های زرد و به طور کلی، بخش قابل توجهی از حضور آنلاین ما، در این دسته قرار می‌گیرند. البته کارهای غیرمهم و غیرفوری، مصداق‌های بسیار بیشتری دارند و اگر زندگی افراد معمولی و کسانی که به رشد و موفقیتی درخور دست نیافته‌اند جستجو کنید، می‌توانید نمونه‌های فراوانی از آن‌ها را بیابید.

برنامه ریزی ؛

برنامه ریزی یک مهارت بسیار مهم در مدیریت زمان است. از نظر عملی، برنامه ریزی بدان معناست که شما باید بر تقویم خود مسلط باشید. وقتی نوبت به مدیریت تقویم می رسد، چندین استراتژی در دسترس شماست. اگر از طرفداران مشتاق Getting Things Done (GTD) هستید، ممکن است بخواهید از تقویم خود فقط برای موارد حساس به زمان استفاده کنید. اگر می‌خواهید یک برنامه دقیقه به دقیقه برای خود در نظر بگیرید، ممکن است مسدود کردن زمان را ترجیح دهید. ما یک رویکرد ترکیبی به نام بهره‌وری ساختاری را ترجیح می‌دهیم. با بهره‌وری ساختاری، برنامه‌ریزی می‌کنید که روزتان چگونه خواهد بود، اما همچنان به خودتان فضا و انعطاف‌پذیری می‌دهید.

برای مثال، یک روز ساختاریافته ممکن است به این صورت باشد ؛

✔️ 6:00 تا 7:30 صبح – امور صبحگاهی (قهوه، مدیتیشن، یادداشت روزانه و غیره)
✔️ 7:30 تا 8:30 صبح –  ورزش
✔️ 8:30 تا 9:00 صبح – صرف وعده غذایی
✔️ 9:00 تا 12:00 ظهر – زمان اختصاص داده شده به یک کار خاص
✔️ 12:00 تا 13:00 – صرف وعده غذایی
✔️ 13:00 تا 18:00 – زمان اختصاص داده شده به یک کار خاص
✔️ 18:00 تا 19:00 – صرف وعده غذایی
✔️ 19:00 تا 21:00 – زمان اختصاص داده شده به یک کار خاص
✔️ 21:00 تا 22:00 – برنامه ریزی برای روز بعد
✔️ 22:00 – خواب

در طول زمان های اختصاص داده شده، روی موارد موجود در لیست وظایف خود کار خواهید کرد. در واقع شما بر روی پاک کردن مهمترین وظایف خود در آن پنجره های زمانی خاص تمرکز می کنید. شما همچنین می توانید از زمان اختصاص داده شده برای چیزهای مهم دیگر مانند وقت با دوستان و خانواده استفاده کنید. قدرت یک برنامه منظم این است که تضمین می کند برای همه چیزهای مهم زندگی، از جمله ورزش، تغذیه سالم، استراحت و تفکر، زمان دارید. اگر می خواهید بهره وری و تمرکز خود را در زمان های اختصاص داده شده افزایش دهید، از تکنیک پومودورو استفاده کنید. این تکنیک به طور خلاصه اینطوری کار میکند :

✔️ مهمترین وظیفه خود را مشخص کنید.
✔️ تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید.
✔️ 25 دقیقه (یک جلسه پومودورو) روی این وظیفه کار کنید.
✔️ 5 دقیقه استراحت کنید.
✔️ مجددا 25 دقیقه (یک جلسه پومودورو) روی این وظیفه کار کنید.
✔️ مجددا 5 دقیقه استراحت کنید.
✔️ پس از چهار جلسه پومودورو، 15 تا 20 دقیقه استراحت کنید.

قدرت تکنیک پومودورو این است که شما را مجبور می کند برای مدت کوتاهی به شدت تمرکز کنید و سپس به شما زمان می دهد تا به مغز خود استراحت دهید.

سازماندهی ؛

نظم بخشی و سازماندهی به شما کمک می کند زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنید. وقتی سازماندهی نشده باشید، موارد مهم را از دست می دهید. فایل ها گم می شوند، اسناد ناپدید می شوند و ایمیل های مهم ناپدید می شوند. وقتی منظم هستید، می توانید به راحتی همه چیز را پیگیری کنید. در حالت ایده آل، فضاهای فیزیکی و دیجیتالی شما باید به خوبی سازماندهی شوند. این شامل فضای کاری، صندوق ورودی فیزیکی و دیجیتالی و حتی دسکتاپ رایانه شما می شود باید بتوانید دسترسی آسان به هر یک از مواردی که میخواهید و در حین کار به آنها نیاز دارید داشته باشید، از خودکار گرفته تا فایل های کامپیوتری.

تمرکز ؛

تمرکز برای مدیریت زمان بسیار مهم است. وقتی متمرکز هستید، می توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و به جای پرت شدن و هدر دادن زمان، به سرعت در لیست وظایف خود حرکت می کنید. برای انجام پروژه ها مجبور نیستید ساعت های اضافی کار کنید. در عوض، شما آنچه را که نیاز است در زمانی که دارید انجام می دهید. سپس وقت شما آزاد خواهد بود تا کارهای دیگری را که دوست دارید انجام دهید، مانند گذراندن وقت با دوستان و خانواده. اما چطور می توان این تمرکز را بدست آورد؟ تعدادی استراتژی وجود دارد که می توانید برای کمک به بهبود تمرکز خود پیاده سازی کنید :

✔️ از ابزاری مانند Freedom یا RescueTime برای مسدود کردن وب سایت ها و برنامه های مزاحم استفاده کنید.
✔️ هنگامی که به طور فعال از برنامه‌های ایمیل و چت استفاده می‌کنید، آن‌ها را باز نگذارید. در عوض، ایمیل ها را پردازش کنید و در زمان های از پیش تعیین شده در طول روز به صورت دسته ای چت کنید.
✔️ چندوظیفه ای بودن آن هم به طور همزمان را حذف کنید. در هر زمان روی یک کار خاص تمرکز کنید و تا زمانی که آن کار را به پایان نرسانید، هیچ کار دیگری انجام ندهید.
✔️ جلسات کاری غیرضروری را حذف کنید ، بسیاری از امور با یک پیام یا ایمیل قابل بررسی هستند و نیاز به برگزاری جلساتی که وقت زیادی را هم می گیرند ندارند.
✔️ درب دفتر خود را ببندید یا از هدفون های حذف نویز برای قطع صدای اضافی محیط استفاده کنید.
✔️ تمرکز بالا یک مهارت است. هر چه بیشتر برای رسیدن به تمرکز تلاش کنید و این کار را انجام دهید، این مهارت در شما توسعه خواهد یافت.

« نه » گفتن ؛

اگر می خواهید بر زمان خود کنترل داشته باشید، باید بتوانید خیلی جاها بگویید « نه ». اگر نتوانید به چیزهایی که با اهداف و خواسته های شما همخوانی ندارد، « نه» بگویید، برنامه شما توسط دیگران دیکته می شود. بدیهی است که این بدان معنا نیست که شما هرگز نباید به دیگران کمک کنید. درواقع منظور از این حرف آن است که شما سهم بیشتری از زمان و انرژی خود را به مهم ترین امور زندگی خود اختصاص دهید.

اگر در گفتن « نه » مشکل دارید، از استراتژی « نه، اما… » استفاده کنید. اگر کسی از شما می‌خواهد کاری را انجام دهید، به جای اینکه صراحتاً او را رد کنید، یک پیشنهاد جایگزین دهید. به عنوان مثال، وقتی یک همکار از شما می خواهد یک ارائه را مرور کنید، می توانید بگویید: « این هفته نمی توانم این کار را انجام دهم، اما دوشنبه هفته بعد آن را در اولویت قرار می دهم» . انجام این کار به شما این امکان را می دهد که کنترل برنامه خود را حفظ کنید و در عین حال به همکار خود نیز کمک کنید.

تفویض ؛

برخی از کارها در لیست امور شما برای انجام دادن وجود دارد که می بایست توسط شخص دیگری غیر از شما انجام شود. زمان شما می بایست به بهترین وجه صرف کارهایی با ارزش بالا می شود که با نقاط قوت شما همخوانی دارند. اگر مرتباً متوجه می‌شوید که زمان زیادی را صرف فعالیت‌های نسبتا کم اهمیت می‌کنید، باید تلاش کنید تا آنها را به شخص دیگری تفویض یا برون‌سپاری کنید.

بهترین ابزارهای مدیریت زمان ؛

اکنون که مهارت‌ها و نکات مهم مدیریت زمان را مورد بحث قرار دادیم، بیایید با برخی از ابزارهای مدیریت زمان که به ما کمک می‌کنند مؤثرتر پیش برویم آشنا شویم ؛

مدیریت برنامه ها ؛

مهمتر از هرچیز دیگری ، شما به یک مدیر برنامه نیاز دارید تا به شما کمک کند در انجام وظایف و پروژه های مختلف خود در مسیر بمانید. بدیهی است که می توانید مسیر قدیمی را طی کنید و با قلم و کاغذ لیست تهیه کنید. با این حال، اگر می خواهید از یک مدیر برنامه دیجیتال استفاده کنید، گزینه های زیر پیشنهادهای ما به شماست :

Omnifocus                                Todoist                                   Things                                TickTick                             Microsoft ToDo                    

تقویم برنامه ها ؛

بدیهی است که اگر می خواهید زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کنید، به تقویم نیاز دارید. اگر یک تقویم آنالوگ را ترجیح می دهید،  Full Focus Planner یا Best Self journal هم به عنوان مدیر برنامه و هم به عنوان تقویم عمل می کنند. این برنامه ها همچنین به شما کمک می کنند تا اهداف سطح بالای خود را تعیین کنید و سپس بفهمید که برای رسیدن به آن اهداف چه کاری باید انجام دهید.

اگر هم می‌خواهید یک تقویم دیجیتال داشته باشید، چند نمونه از قدرتمندترین برنامه ها که پیشنهاد می کنیم اینها هستند:

Google Calendar                      Apple Calendar                 MS Outlook Calendar                 Fantastical                           Any.Do             

همچنین اگر جلسات را به طور منظم برنامه ریزی می کنید، ممکن است استفاده از Calendly نیز گزینه ی فوق العاده ای باشد. شما زمان هایی را که برای ملاقات در دسترس هستید در این برنامه مشخص می کنید و سپس افراد می توانند یکی از آن زمان ها را از طریق Calendly  برای مراجعه به شما درخواست دهند. این روش بسیار کارآمدتر از ارسال ایمیل جهت هماهنگی است.

ردیاب زمان ؛

ردیابی نحوه گذراندن زمان خود می تواند به شما کمک کند تا ببینید کجاها چقدر زمان مصرف می کنید. به عنوان مثال، ممکن است متوجه نشوید که یک ساعت در روز را در صندوق ورودی ایمیل خود می گذرانید. همانطور که ضرب المثل قدیمی می گوید، شما نمی توانید آنچه را که اندازه گیری نمی کنید مدیریت کنید. ردیابی زمان به شما کمک می کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
RescueTime هم به عنوان ردیاب زمان و هم به عنوان مسدود کننده حواس پرتی عمل می کند. Timely هم از هوش مصنوعی برای ردیابی مدت زمانی که در امور مختلف صرف می کنید، استفاده می کند.

سخن پایانی ؛

کال نیوپورت در کتاب خود به نام « کار عمیق » می‌گوید: « آنچه را انتخاب می‌کنیم که روی آن تمرکز کنیم و آنچه را که انتخاب می کنیم تا نادیده بگیریم، در تعیین کیفیت زندگی ما نقش دارند. » مهارت‌های مدیریت زمان به ما کمک می‌کنند روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنیم و وقتی این کار را به طور مداوم انجام دهیم، کیفیت زندگی ما بهبود خواهد یافت. پس بیایید دست به کار شویم و شروع کنیم.